BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Copyright
Copyright ©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Všechna práva vyhrazena. Všechny materiály obsažené v této publikaci jsou chráněny autorským právem a žádná část této publikace nesmí být reprodukována, upravována, zobrazována, ukládána do vyhledávacího systému nebo přenášena v jakékoli formě nebo jakýmikoli prostředky, elektronickými, mechanickými, kopírováním, nahráváním nebo jinak, bez předchozího písemného souhlasu BoostSolutions.
Náš web místo: https://www.boostsolutions.com

Zavedení

Document Maker umožňuje uživatelům generovat dokumenty na základě sady šablon v seznamu SharePoint. Uživatelé mohou znovu použít data ze seznamů SharePoint ke generování jednotlivých dokumentů nebo dokumentů s více položkami a poté nastavit pravidla pro pojmenování těchto dokumentů. Dokumenty pak lze uložit jako přílohy, uložit do knihovny dokumentů nebo uložit do automaticky vytvořené složky. Uživatelé si mohou vybrat ze čtyř formátů dokumentů pro uložení vygenerovaných dokumentů. Tato uživatelská příručka se používá k instrukcím a pokynům uživatelů ke konfiguraci a používání aplikace Document Maker. Nejnovější kopii této a dalších příruček naleznete na uvedeném odkazu: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Úvod do aplikace Document Maker

Document Maker je snadno použitelné řešení, které vám rychle pomůže vytvářet opakující se a opakující se dokumenty v SharePointu pomocí předem připravených šablon, které vytvoříte v aplikaci Microsoft Word. Jakmile jsou funkce Document Maker aktivovány, příkazy produktu budou dostupné na pásu karet seznamu.

V moderní praxi vypadají příkazy produktu následovně:

Generovat dokument

Generujte jednotlivé dokumenty pro každou položku seznamu.

Generovat sloučený dokument
Vygenerujte sloučený dokument, který bude obsahovat všechny položky seznamu, které vyberete.

Správa šablon a Správa pravidel se nachází ve skupině Seznam -> Nastavení.

Spravovat šablonu
Chcete-li spravovat šablony, přejděte na stránku šablony Document Maker.

Spravovat pravidla
Vstupte na stránku Pravidla tvůrce dokumentů a zadejte pravidla pro generované dokumenty.

Správa šablon

Document Maker umožňuje vytvářet šablony pro vytváření dokumentů. Chcete-li generovat dokumenty pomocí dat ze seznamu, musíte nejprve do šablon vložit sloupce seznamu. Hodnota sloupce pak bude vložena do oblasti, kterou jste určili při vytváření šablony při generování dokumentu. Můžete také poskytnout výchozí obsah, který se objeví v každém vygenerovaném wordovém dokumentu, jako je preferovaný rámec pro prodejní objednávku nebo oficiální prohlášení v zápatí stránky. Chcete-li spravovat šablony, musíte mít v seznamu nebo knihovně alespoň úroveň oprávnění k návrhu.

Poznámka Šablony pro celou kolekci webů budou uloženy ve skryté knihovně na vašem kořenovém webu. The URL je http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Vytvořte šablonu

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde chcete vytvořit šablonu.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat šablony ve skupině Nastavení.

Nebo přejděte na stránku Nastavení seznamu nebo knihovny a v části Obecná nastavení klikněte na Nastavení tvůrce dokumentů (Powered by BoostSolutions).

• Na stránce Nastavení aplikace Document Maker klikněte na Vytvořit novou šablonu.
• V dialogovém okně Vytvořit šablonu zadejte název.
• Klepnutím na tlačítko OK vytvořte šablonu. Otevře se dialogové okno s dotazem, zda chcete šablonu upravit. Chcete-li šablonu upravit, klepněte na tlačítko OK, v opačném případě klepněte na tlačítko Storno.
  Poznámka: Doporučuje se používat prohlížeč Edge tak, aby slovo file se otevře hladce, abyste mohli upravit šablonu.
• Po kliknutí na OK se šablona otevře ve Wordu. Šablonu můžete nakonfigurovat na základě zásad vaší společnosti. Další informace o konfiguraci šablony dokumentu naleznete v části 4.3 Konfigurace šablon ve Wordu.
• Po dokončení konfigurace šablony klikněte  pro uložení šablony.
• Na stránce Nastavení šablony můžete view základní informace o šabloně (Název šablony, Upraveno, Upraveno, Použité pravidlo a Akce).

Nahrajte šablonu
Pokud máte předpřipravené šablony, můžete je nahrát a použít je ke generování dokumentů.

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, do které chcete nahrát šablonu.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat šablony ve skupině Nastavení. Nebo přejděte na stránku Nastavení seznamu nebo knihovny v části Obecná nastavení a klikněte na Nastavení aplikace Document Maker (Powered by BoostSolutions).
• Na stránce Nastavení aplikace Document Maker klikněte na Nahrát šablonu.
• Zobrazí se dialogové okno. V dialogovém okně klikněte na Procházet… a vyberte předpřipravenou šablonu dokumentu z místního počítače nebo serveru.
• Klepnutím na OK nahrajte vybranou šablonu.

Konfigurace šablon ve Wordu
Chcete-li nakonfigurovat šablonu, budete muset nainstalovat plugin Document Maker. Pokyny k instalaci pluginu Document Maker naleznete v instalační příručce. Po instalaci pluginu se na pásu karet ve Wordu zobrazí karta Document Maker.

Datové připojení
Připojte se k seznamu SharePoint a získejte pole seznamu a další související pole.

Zobrazit pole
Tato funkce ovládá panel Document Maker. Kliknutím na Zobrazit pole se můžete rozhodnout, zda chcete zobrazit podokno Pole seznamu.

Obnovit pole
Klepnutím na tuto možnost obnovíte pole, abyste získali aktuální pole ze seznamu.

Označte oblast opakování
Označte v dokumentu informace o opakování. To je velmi užitečné, když chcete vygenerovat sloučený dokument pomocí více položek.

Pomoc
Získejte dokumenty nápovědy pluginu Document Maker z BoostSolutions webmísto.

• Klikněte na kartu Tvůrce dokumentů na pásu karet aplikace Word a poté klikněte na Datové připojení ve skupině Načíst data.
• Zadejte URL v seznamu SharePoint, ze kterého chcete získat data.
• Vyberte typ ověřování (ověření Windows nebo ověřování formuláře), který chcete použít, a zadejte správné ověření uživatele.
  Poznámka: Uživatel musí mít min View Pouze úroveň oprávnění pro seznam SharePoint.
• Klepnutím na Test připojení zkontrolujte, zda má uživatel přístup k seznamu.
• Klepnutím na tlačítko OK připojení uložíte.
  • V šabloně, kterou vytváříte, klikněte na oblast, kam chcete pole vložit.
  • V podokně Tvůrce dokumentů vyberte jedno pole a poklepejte na něj. Pole bude vloženo jako ovládací prvek obsahu RTF.

Seznam polí
Pole seznamu SharePoint a související pole z vyhledávacího seznamu. Chcete-li zobrazit související pole, musíte je vybrat jako další pole v seznamu.

Vlastní pole

• Vlastní pole zahrnují [Dnes], [Nyní], [Já].
• [Dnes] představuje aktuální den.
• [Nyní] představuje aktuální datum a čas.
• [Já] představuje aktuálního uživatele, který dokument vygeneroval.

Vypočítaná pole
Vypočítaná pole lze použít k výpočtu dat ve sloupci nebo položkách v dokumentu. (Podporované funkce vypočítaných polí najdete v příloze 2: Podporované funkce vypočítaných polí pro podrobnosti.)

• Chcete-li získat aktuální pole ze seznamu, klikněte na Obnovit pole.
• Chcete-li vygenerovat sloučený dokument, budete muset označit tabulku nebo oblast jako opakující se.
• Klikněte pro uložení šablony.

Upravte šablonu

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde chcete upravit šablonu.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat šablony ve skupině Nastavení.
• Na stránce Nastavení aplikace Document Maker -> Šablony vyhledejte šablonu a poté klikněte na Upravit šablonu.
• Pokud chcete změnit vlastnosti šablony, klikněte na Upravit vlastnosti.

Smazat šablonu

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde chcete odstranit šablonu.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat šablony ve skupině Nastavení.
• Na stránce Nastavení aplikace Document Maker -> Šablona vyhledejte šablonu a klikněte na Odstranit.
• Zobrazí se okno s výzvou k potvrzení, že chcete pokračovat v mazání.
• Klepnutím na tlačítko OK potvrďte odstranění.

Pravidla správy

Po vytvoření šablony budete muset nakonfigurovat pravidlo pro určení generování dokumentů. Chcete-li spravovat pravidla pro seznam nebo knihovnu, musíte mít alespoň úroveň oprávnění k návrhu.

Nastavení pravidel
Při vytváření pravidla je třeba nakonfigurovat následující nastavení:

Nastavení	Popis
Vyberte položku Šablona	Vyberte šablonu(y), na kterou chcete pravidlo aplikovat.
Pravidlo pojmenování	Zadejte pravidlo pro automatické pojmenování dokumentů. Můžete kombinovat sloupce, funkce, přizpůsobené texty a oddělovače a dynamicky generovat názvy dokumentů.
Formát data	Zadejte formát data, který chcete použít v názvu dokumentu.
Typy výstupů	Zadejte typ výstupu (DOCX, DOC, PDF, XPS) pro generované dokumenty.
Distribuovat dokument	Zadejte cestu, kam chcete uložit vygenerované dokumenty.
Generování sloučených dokumentů	Určete, zda lze vygenerovat sloučený dokument. Poznámka: Tato možnost je volitelná.
Pravidlo pojmenování sloučených dokumentů	Zadejte vzorec pojmenování pro sloučené dokumenty.
Cílová poloha	Určete knihovnu dokumentů pro uložení sloučených dokumentů.

Vytvořte pravidlo

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde chcete vytvořit pravidlo.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat pravidla ve skupině Nastavení.
• Na stránce Nastavení tvůrce dokumentů -> Pravidla klikněte na Přidat pravidlo.
  • Poznámka: Pokud v aktuálním seznamu neexistuje žádná šablona, ​​nemůžete přidat pravidlo.
• V části Název pravidla zadejte název.
• Určete, které šablony mají toto pravidlo používat. Pro jedno pravidlo můžete vybrat více šablon.
  Poznámka: Na šablonu lze použít pouze jedno pravidlo. Jakmile je pravidlo aplikováno na šablonu, nelze použít druhé pravidlo, dokud není první pravidlo odstraněno.
• V sekci Pravidlo pojmenování můžete pomocí Přidat prvek přidat kombinaci proměnných a oddělovačů a pomocí Odebrat prvek je odebrat.

V rozevíracím seznamu můžete jako prvek pro název dokumentu vybrat Sloupce, Funkce a Vlastní text.

Sloupce

Do vzorce lze vložit téměř všechny sloupce SharePointu, včetně: Jeden řádek textu, Volba, Číslo, Měna, Datum a čas, Lidé nebo Skupina a Spravovaná metadata. Do vzorce můžete také vložit následující metadata SharePointu: [Hodnota ID dokumentu], [Typ obsahu], [Verze] atd.

Funkce 

Generátor čísel dokumentů umožňuje vložit do vzorce následující funkce. [Dnes]: Dnešní datum. [Nyní]: Aktuální datum a čas. [Já]: Uživatel, který vygeneroval dokument.

Přizpůsobené
Vlastní text: Můžete vybrat Vlastní text a zadat cokoli chcete. Pokud jsou detekovány jakékoli neplatné znaky (např.: / \ | # @ atd.), barva pozadí tohoto pole se změní a zobrazí se zpráva oznamující, že došlo k chybám.

Separátory
Když do vzorce přidáte více prvků, můžete určit oddělovače, které tyto prvky spojí. Mezi konektory patří: – _. / \ (Ve sloupci Název nelze použít oddělovače / \.)

V části Formát dat můžete určit, jaký formát data chcete použít.

Poznámka Tato možnost se používá pouze v případě, že do sekce Pravidlo pojmenování přidáte alespoň jeden sloupec [Datum a čas].

• V části Typy výstupů určete formát dokumentu po vygenerování.
  Čtyři file jsou podporovány formáty: DOCX, DOC, PDF a XPS.

V části Distribuce dokumentu zadejte cestu k uložení vygenerovaných dokumentů.

Máte na výběr ze dvou možností uložení vygenerovaných dokumentů.

Uložit jako přílohu
Tuto možnost vyberte, chcete-li vygenerované dokumenty připojit k odpovídajícím položkám. Chcete-li dokument uložit jako přílohu, musíte v seznamu povolit funkci přílohy.

Pomocí volby Přepsat existující dokumenty se můžete rozhodnout, zda přepsat existující přílohu pro aktuální položku.

Uložit do knihovny dokumentů

Tuto možnost vyberte, chcete-li uložit dokumenty do knihovny dokumentů SharePoint. Jednoduše vyberte knihovnu v rozevíracím seznamu Uložit do knihovny dokumentů.

Pomocí možnosti Vytvořit složku pro ukládání dokumentů uložte dokumenty do automaticky vytvořené složky a jako název složky zadejte název sloupce.

V části Generování sloučeného dokumentu vyberte možnost Povolit, abyste povolili generování sloučeného dokumentu pomocí více položek.

V části Pravidlo pojmenování sloučených dokumentů zadejte pravidlo pojmenování. Do pravidla můžete vložit [Dnes], [Nyní] a [Já] a dynamicky generovat názvy.

• V části Cílové umístění vyberte knihovnu dokumentů, do které chcete sloučené dokumenty uložit.
• Klepnutím na tlačítko OK uložte nastavení.
• Na stránce Nastavení pravidel můžete view základní informace o pravidle (Název pravidla, Typ výstupu, Šablona, ​​Změněno a Změněno).

Upravit pravidlo

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde chcete upravit pravidlo.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat pravidla ve skupině Nastavení.
• Na stránce Nastavení aplikace Document Maker -> Pravidlo vyhledejte pravidlo a klikněte na Upravit. Proveďte změny a kliknutím na OK změny uložte.

Smazat pravidlo

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde chcete odstranit pravidlo.
• Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna a poté klikněte na Spravovat pravidla ve skupině Nastavení.
• Na stránce Nastavení aplikace Document Maker -> Pravidlo vyhledejte pravidlo, které chcete odstranit, a klikněte na Odstranit.
• Zobrazí se okno s výzvou k potvrzení, že chcete pokračovat v mazání.
• Klepnutím na tlačítko OK potvrďte odstranění.

Použití aplikace Document Maker

Document Maker umožňuje generovat jednotlivé dokumenty pro každou položku seznamu nebo sloučit více položek seznamu do jednoho dokumentu.

Generovat individuální dokument

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro kterou chcete vygenerovat dokument.
• Vyberte jednu nebo více položek.
• Na pásu karet klikněte na Generovat dokument.
• Zobrazí se dialogové okno Generovat dokument. Šablonu, kterou chcete použít, můžete vybrat v rozevíracím seznamu Vybrat šablonu. Vygenerované dokumenty file jména a počet fileVygenerované položky se také objeví v dialogovém okně v rozevíracím seznamu Vybrat šablonu.
• Kliknutím na Generovat vygenerujete dokumenty.
• Jakmile je vytváření dokumentu dokončeno, uvidíte výsledky operace. Klepnutím na Přejít do umístění zadejte knihovnu nebo složku, kde jsou dokumenty uloženy. Klikněte na a file název pro otevření nebo uložení.
• Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno.
• Pokud se generování dokumentu nezdařilo, stav se zobrazí jako Selhal. A ty můžeš view chybová zpráva ve sloupci Operace.

Vygenerujte sloučený dokument
Tato funkce umožňuje sloučit více položek do jednoho dokladu. Chcete-li vygenerovat sloučený dokument, musíte v pravidle povolit možnost Generování sloučeného dokumentu.

• Přejděte do seznamu nebo knihovny, pro kterou chcete vygenerovat dokument.
• Vyberte požadované položky a na pásu karet klikněte na Generovat sloučený dokument.
• Zobrazí se dialogové okno Generovat sloučený dokument. V tomto dialogovém okně můžete v rozevíracím seznamu Šablona vybrat šablonu, kterou chcete použít. Vygenerované dokumenty file jména a počet fileV dialogovém okně se také objeví s generované.
• Kliknutím na Generovat vygenerujete dokument.
• Jakmile je vytvoření dokumentu dokončeno, budete moci vidět výsledky operace. Klepnutím na Přejít do umístění zadejte knihovnu nebo složku, kde jsou dokumenty uloženy. Klikněte na file název pro otevření nebo uložení.
• Klepnutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno.

Případové studie
Předpokládejme, že jste specialista na prodej a po zpracování objednávky musíte svému zákazníkovi poslat fakturu nebo účtenku (ve formátu .pdf). Šablona faktury nebo účtenky a file jméno by mělo být konzistentní a mělo by vycházet ze zásad vaší společnosti. Zde je seznam Všechny objednávky obsahující všechny podrobnosti o objednávkách zákazníka, včetně názvu produktu, zákazníka, způsobu platby atd.

V šabloně prodejního dokladu vložte pole seznamu do tabulky takto:

Povolte možnost generování sloučených dokumentů a nakonfigurujte následující sekce:

Pokud chcete poslat podrobnosti objednávky Tomovi Smithovi, napřampStačí vybrat položku, která souvisí s Tomem Smithem, a na pásu karet kliknout na Generovat dokument. Získáte PDF file následovně:

Pokud vaše zákaznice Lucy Green, napřample, zakoupil tři produkty, budete chtít umístit tyto tři objednávky do jednoho dokumentu. V tomto example, měli byste vybrat tři položky a poté kliknout na Kombinovat Generovat na pásu karet. Výsledné PDF file bude generováno následovně:

Odstraňování problémů a podpora

• Dotazy na produkty a licence: sales@boostsolutions.com
• Technická podpora (základní): support@boostsolutions.com
• Žádost o nový produkt nebo funkci: feature_request@boostsolutions.com

Příloha 1: Podporované seznamy, knihovny a galerie

• Document Maker může pracovat s těmito seznamy a knihovnami.

Seznamy	Oznámení, kalendář, kontakty, vlastní seznam, vlastní seznam v datovém listu View, Diskusní fórum, Externí seznam, Importovat tabulku, Seznam stavu (nezobrazovat tlačítka produktů), Průzkum (nezobrazovat tlačítka produktů), Sledování problémů, Odkazy, Projektové úkoly, Úkoly
Knihovny	Majetek, Datové připojení, Dokument, Formulář, Stránka Wiki, Snímek, Zpráva, obrázek (tlačítka produktů jsou v nabídce Nastavení)
Galerie	Web Galerie dílů, Galerie seznamů šablon, Galerie stránek předloh, Galerie motivů, Galerie řešení
Speciální seznamy	Kategorie, Komentáře, Příspěvky, Výpůjčky, Zdroje, Místo pobytu, Skupinový kalendář, Telefonní hovor, Agenda, Účastníci, Cíle, Rozhodnutí, Co si přinést, Textové pole

Dodatek 2: Podporované funkce kalkulovaných polí
V následující tabulce jsou uvedeny funkce vypočítaných polí, které jsou podporovány v aplikaci Microsoft Word.

	Jméno	Instance	Komentář
Vlastní funkce	Součet	Součet([Váš sloupec])	1. Nerozlišují se malá a velká písmena. 2. Nepodporuje rekurzivně vnořené. 3. Podporuje externí vědecké výpočty.
	Max	Max([Váš sloupec])
	Min	Min([Váš sloupec])
	Průměrný	Průměr([YourColumn]
	Počítat	Počet([Váš sloupec])
Systémové funkce	Abs	Math.Abs	1. Rozlišovat malá a velká písmena. 2. Podporuje rekurzivně vnořené. 3. Podporuje externí vědecké výpočty.
	Acos	Math.Acos
	Asin	Math.Asin
	Atan	Math.Astan
	Atan2	Matematika.Astan2
	BigMul	Math.BigMul
	Strop	Math.Strop
	Cos	Math.Cos
	Cosh	Math.Cosh
	Exp	Math.Exp
	Patro	Math.Floor
	Log	Math.Log
	Log10	Math.Log10
	Max	Math.Max
	Min	Math.Min
	Pow	Math.Pow
	Kolo	Math.Round
	Znamení	Math.Sign
	Hřích	Math.Sin
	Sinh	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Opálení	Math.Tan
	Tanh	Math.Tanh
	Zkrátit	Math.Truncate

Dodatek 3: Správa licencí
Document Maker můžete používat bez zadání jakéhokoli licenčního kódu po dobu 30 dnů od prvního použití. Chcete-li produkt používat po vypršení platnosti, budete si muset zakoupit licenci a zaregistrovat produkt.

Vyhledání informací o licenci

1. Na hlavní stránce produktů klikněte na odkaz na zkušební verzi a přejděte do Centra správy licencí.
2. Klikněte na Stáhnout licenční informace, vyberte typ licence a stáhněte si informace (kód serveru, ID farmy nebo ID kolekce webu).

Aby vám BoostSolutions vytvořilo licenci, MUSÍTE nám zaslat svůj identifikátor prostředí SharePoint (Poznámka: různé typy licencí vyžadují různé informace). Serverová licence vyžaduje serverový kód; povolení k farmě vyžaduje ID farmy; a licence kolekce webů vyžaduje ID kolekce webů.

• Zašlete nám výše uvedené informace (sales@boostsolutions.com), abychom vygenerovali licenční kód.

Registrace licence

1. Když obdržíte licenční kód produktu, přejděte na stránku Centrum správy licencí.
2. Klikněte na Registrovat na licenční stránce a otevře se okno Registrovat nebo Aktualizovat licenci.
3. Nahrajte licenci file nebo zadejte licenční kód a klikněte na Registrovat. Obdržíte potvrzení, že vaše licence byla ověřena.

Další podrobnosti o správě licencí najdete na webu BoostSolutions Foundation.

Dokumenty / zdroje

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdfUživatelská příručka V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Reference

• Uživatelská příručka