BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Dereitos de autor
Copyright © 2023 BoostSolutions Co., Ltd. Todos os dereitos reservados. Todos os materiais contidos nesta publicación están protexidos polos dereitos de autor e ningunha parte desta publicación pode ser reproducida, modificada, mostrada, almacenada nun sistema de recuperación ou transmitida de calquera forma ou por calquera medio, electrónico, mecánico, fotocopiado, gravado ou doutro xeito, sen o consentimento previo por escrito de BoostSolutions.
O noso web sitio: https://www.boostsolutions.com

Introdución

Document Maker permite aos usuarios xerar documentos baseados nun conxunto de modelos na lista de SharePoint. Os usuarios poden reutilizar os datos das listas de SharePoint para xerar documentos individuais ou con varios elementos e, a continuación, establecer regras para nomear estes documentos. Os documentos pódense gardar como anexos, gardarse na biblioteca de documentos ou gardarse nun cartafol creado automaticamente. Os usuarios poden escoller entre catro formatos de documentos para gardar os documentos xerados. Esta guía de usuario utilízase para instruír e guiar aos usuarios para que configuren e utilicen Document Maker. Para obter a última copia desta e doutras guías, visite a ligazón proporcionada: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Introdución a Document Maker

Document Maker é unha solución fácil de usar que che axuda a crear rapidamente documentos repetitivos e recorrentes dentro de SharePoint utilizando modelos predefinidos que produces en Microsoft Word. Unha vez activadas as funcións de Document Maker, os comandos do produto estarán dispoñibles na cinta da lista.

Na experiencia moderna, os comandos do produto teñen o seguinte aspecto:

Xerar documento

Xera documentos individuais para cada elemento da lista.

Xerar documento fusionado
Xera un documento combinado que conteña todos os elementos da lista que seleccione.

Xestionar modelos e Xestionar regras atópanse no grupo Lista -> Configuración.

Xestionar o modelo
Entra na páxina de modelos de Document Maker para xestionar os modelos.

Xestionar as regras
Acceda á páxina Regras do creador de documentos para especificar regras para os documentos xerados.

Xestionar modelos

Document Maker permítelle compoñer modelos para a creación de documentos. Para xerar documentos usando datos da lista, primeiro debe inserir columnas da lista nos modelos. O valor da columna, entón, inserirase na área que designou na creación do modelo cando se xere o documento. Tamén pode proporcionar contido predeterminado que aparece en cada documento de Word xerado, como un marco preferido para un pedido de venda ou unha exención de responsabilidade oficial nun pé de páxina. Para xestionar modelos, debes ter polo menos un nivel de permiso de deseño na lista ou na biblioteca.

Nota Os modelos para toda a colección de sitios almacenaranse nunha biblioteca oculta no teu sitio raíz. O URL é http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Crear un modelo

• Navega ata a lista ou biblioteca onde queres crear un modelo.
• Na fita, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar modelos no grupo Configuración.

Ou ben, ingrese á páxina de configuración da lista ou da biblioteca e, na sección Configuración xeral, faga clic en Configuración do creador de documentos (desenvolvido por BoostSolutions).

• Na páxina Configuración de Document Maker, faga clic en Crear novo modelo.
• Introduza un nome no cadro de diálogo Crear un modelo.
• Fai clic en Aceptar para crear o modelo. Abrirase un diálogo preguntando se queres editar o modelo. Para editar o modelo, fai clic en Aceptar, se non, fai clic en Cancelar.
  Nota: Recoméndase que use o navegador Edge para que unha palabra file abrirase sen problemas para que poida editar o modelo.
• Despois de facer clic en Aceptar, o modelo abrirase en Word. Podes configurar o modelo en función da política da túa empresa. Para obter máis información sobre como configurar un modelo de documento, consulte a sección 4.3 Configurar modelos en Word.
• Unha vez que remates de configurar o modelo, fai clic  para gardar o modelo.
• Na páxina Configuración do modelo, podes view a información básica para o modelo (Nome do modelo, Modificado, Modificado por, Regra aplicada e Accións).

Carga un modelo
Se tes modelos prefabricados, podes cargalos e utilizalos para xerar documentos.

• Navega ata a lista ou biblioteca na que queres cargar un modelo.
• Na fita, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar modelos no grupo Configuración. Ou, ingrese á páxina de configuración da lista ou da biblioteca, na sección Configuración xeral e prema en Configuración do creador de documentos (desenvolvido por BoostSolutions).
• Na páxina Configuración de Document Maker, fai clic en Cargar un modelo.
• Aparecerá unha caixa de diálogo. No cadro de diálogo, faga clic en Examinar... para seleccionar o modelo de documento predefinido do seu ordenador ou servidor local.
• Fai clic en Aceptar para cargar o modelo seleccionado.

Configurar modelos en Word
Para configurar un modelo, terás que instalar o complemento Document Maker. Para obter instrucións sobre como instalar o complemento de Document Maker, consulte a guía de instalación. Unha vez instalado o complemento, aparecerá unha pestana Document Maker na súa cinta de Word.

Conexión de datos
Conéctese a unha lista de SharePoint e obtén campos de lista e outros campos relacionados.

Mostrar campos
Esta función controla o panel do Document Maker. Pode decidir se mostrar ou non o panel Campos da lista facendo clic no Mostrar campos.

Campos de actualización
Fai clic nesta opción para actualizar os campos e obter os campos actualizados da lista.

Marcar área de repetición
Marque a información repetida no documento. Isto é moi útil cando quere xerar un documento combinado usando varios elementos.

Axuda
Obtén documentos de axuda do complemento Document Maker de BoostSolutions websitio.

• Fai clic na pestana Document Maker na cinta de Word e, a continuación, fai clic en Conexión de datos no grupo Obter datos.
• Introduza o URL da lista de SharePoint da que desexa obter datos.
• Seleccione o tipo de autenticación (autenticación de Windows ou autenticación de formulario) que quere usar e introduza a autenticación de usuario correcta.
  Nota: O usuario debe ter polo menos View Só o nivel de permiso para a lista de SharePoint.
• Fai clic en Probar conexión para comprobar se o usuario pode acceder á lista.
• Fai clic en Aceptar para gardar a conexión.
  • No modelo que está a crear, prema na área onde quere inserir un ou campos.
  • No panel do Creador de documentos, seleccione un campo e prema dúas veces nel. O campo inserirase como un control de contido de texto enriquecido.

Lista de campos
Campos da lista de SharePoint e campos relacionados da lista de busca. Para mostrar campos relacionados, cómpre seleccionalos como campos adicionais na lista.

Campos personalizados

• Os campos personalizados inclúen [Hoxe], [Agora], [Eu].
• [Hoxe] representa o día actual.
• [Agora] representa a data e hora actual.
• [Eu] representa o usuario actual que xerou o documento.

Campos calculados
Os campos calculados pódense usar para calcular datos en columnas ou elementos do documento. (As funcións de campo calculadas admitidas consulte o Apéndice 2: Funcións de campo calculadas admitidas para obter máis información).

• Para obter campos actualizados da lista, faga clic en Actualizar campos.
• Para xerar un documento combinado, terá que marcar unha táboa ou área como repetida.
• Fai clic para gardar o modelo.

Modificar un modelo

• Navega ata a lista ou biblioteca onde queres modificar un modelo.
• Na fita, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar modelos no grupo Configuración.
• Na páxina Configuración de Document Maker -> Modelos, localice o modelo e prema en Editar modelo.
• Se queres cambiar as propiedades do modelo, fai clic en Editar propiedades.

Eliminar un modelo

• Navega ata a lista ou biblioteca onde queres eliminar un modelo.
• Na fita, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar modelos no grupo Configuración.
• Na páxina Configuración de Document Maker -> Modelo, localice o modelo e prema en Eliminar.
• Aparecerá unha caixa de mensaxe na que lle pedirá que confirme que quere continuar coa eliminación.
• Fai clic en Aceptar para confirmar a eliminación.

Normas de xestión

Despois de crear un modelo, terás que configurar unha regra para especificar a xeración de documentos. Para xestionar as regras dunha lista ou biblioteca, debes ter polo menos un nivel de permiso de deseño.

Configuración das regras
Cando creas unha regra, hai que configurar as seguintes opcións:

Configuración	Descrición
Seleccione Modelo	Seleccione un(s) modelo(s) aos que aplicar a regra.
Regra de nomeamento	Especifique unha regra para a denominación automática de documentos. Pode combinar columnas, funcións, textos personalizados e separadores para xerar de forma dinámica nomes de documentos.
Formato de data	Especifique o formato de data que quere usar no nome do documento.
Tipos de saída	Especifique o tipo de saída (DOCX, DOC, PDF, XPS) para os documentos xerados.
Distribuir Documento	Especifique o camiño onde quere gardar os documentos xerados.
Xeración de documentos fusionados	Especifique se se pode xerar un documento combinado. Nota: esta opción é opcional.
Regra de nomenclatura de documentos combinados	Especifique unha fórmula de nomeamento para os documentos combinados.
Localización de destino	Especifique a biblioteca de documentos para gardar os documentos combinados.

Crear unha regra

• Navega ata a lista ou biblioteca onde queres crear unha regra.
• Na cinta, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar regras no grupo Configuración.
• Na páxina Configuración de Document Maker -> Regras, faga clic en Engadir regra.
  • Nota: Non pode engadir unha regra se non existe ningún modelo na lista actual.
• Na sección Nome da regra, introduce un nome.
• Especifique que modelos deben usar esta regra. Pode seleccionar varios modelos para unha regra.
  Nota: Só se pode aplicar unha regra a un modelo. Unha vez que se aplique unha regra a un modelo, non se pode aplicar unha segunda regra a non ser que se elimine a primeira.
• Na sección Regra de nomenclatura, pode usar Engadir elemento para engadir unha combinación de variables e separadores e usar Eliminar elemento para eliminalos.

Na lista despregable, pode seleccionar Columnas, Funcións e Texto personalizado como elemento para o nome do documento.

Columnas

Case todas as columnas de SharePoint pódense inserir nunha fórmula, incluíndo: liña única de texto, elección, número, moeda, data e hora, persoas ou grupos e metadatos xestionados. Tamén pode inserir os seguintes metadatos de SharePoint nunha fórmula: [Valor de ID de documento], [Tipo de contido], [Versión], etc.

Funcións 

O xerador de números de documento permítelle inserir as seguintes funcións nunha fórmula. [Hoxe]: data de hoxe. [Agora]: data e hora actual. [Eu]: o usuario que xerou o documento.

Personalizado
Texto personalizado: podes seleccionar Texto personalizado e introducir o que queiras. Se se detecta algún carácter non válido (como: / \ | # @ etc.), a cor de fondo deste campo cambiará e aparecerá unha mensaxe para indicar que hai erros.

Separadores
Cando engades varios elementos nunha fórmula, podes especificar separadores para unir estes elementos. Os conectores inclúen: – _. / \ (Os separadores / \ non se poden usar na columna Nome.)

Na sección Formato de datos, pode especificar que formato de data quere usar.

Nota Esta opción úsase só cando engade polo menos unha columna [Data e hora] na sección Regra de nomeamento.

• Na sección Tipos de saída, especifique o formato do documento despois da xeración.
  Catro file os formatos admitidos: DOCX, DOC, PDF e XPS.

Na sección Distribuír documento, especifique a ruta para gardar os documentos xerados.

Hai dúas opcións para escoller para gardar os documentos xerados.

Gardar como anexo
Escolla esta opción para anexar os documentos xerados aos elementos correspondentes. Para gardar o documento como anexo, cómpre activar a función de anexos na lista.

Use a opción Sobrescribir documentos existentes para decidir se sobrescribir un anexo existente para o elemento actual.

Gardar na biblioteca de documentos

Escolla esta opción para gardar os documentos nunha biblioteca de documentos de SharePoint. Só ten que seleccionar unha biblioteca na lista despregable Gardar na biblioteca de documentos.

Use a opción Crear un cartafol para gardar documentos para gardar os documentos nun cartafol creado automaticamente e especifique un nome de columna como nome do cartafol.

Na sección Xeración de documentos combinados, seleccione a opción Activar para habilitar a xeración dun documento combinado mediante varios elementos.

Na sección Regra de nomenclatura de documentos combinados, especifique a regra de nomenclatura. Pode inserir [Hoxe], [Agora] e [Eu] na regra para xerar nomes de forma dinámica.

• Na sección Localización de destino, seleccione unha biblioteca de documentos para gardar os documentos combinados.
• Fai clic en Aceptar para gardar a configuración.
• Na páxina Configuración de regras, podes view a información básica da regra (Nome da regra, Tipo de saída, Modelo, Modificado e Modificado por).

Modificar unha regra

• Navega ata a lista ou biblioteca onde queres modificar unha regra.
• Na cinta, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar regras no grupo Configuración.
• Na páxina Configuración de Document Maker -> Regra, busca a regra e fai clic en Editar. Fai os teus cambios e fai clic en Aceptar para gardar os cambios.

Eliminar unha regra

• Navega ata a lista ou biblioteca onde queres eliminar unha regra.
• Na cinta, faga clic na pestana Lista ou Biblioteca e, a continuación, faga clic en Xestionar regras no grupo Configuración.
• Na páxina Configuración de Document Maker -> Regra, busca a regra que queres eliminar e fai clic en Eliminar.
• Aparecerá unha caixa de mensaxe na que lle pedirá que confirme que quere continuar coa eliminación.
• Fai clic en Aceptar para confirmar a eliminación.

Usando Document Maker

Document Maker permítelle xerar documentos individuais para cada elemento da lista ou combinar varios elementos da lista nun só documento.

Xerar Documento Individual

• Navega ata a lista ou biblioteca para a que queres xerar o documento.
• Seleccione un ou máis elementos.
• Na cinta, faga clic en Xerar documento.
• Aparecerá unha caixa de diálogo Xerar documento. Pode seleccionar un modelo que quere usar na lista despregable Seleccionar modelo. Os documentos xerados file nomes e número de files xerados tamén aparecerán no cadro de diálogo, baixo a lista despregable Seleccionar modelo.
• Fai clic en Xerar para xerar os documentos.
• Unha vez rematada a creación do documento, verá os resultados da operación. Fai clic en Ir a localización para entrar na biblioteca ou cartafol onde se almacenan os documentos. Fai clic en a file nome para abrilo ou gardalo.
• Fai clic en Aceptar para pechar a caixa de diálogo.
• Se o procedemento de xeración de documentos falla, o estado mostrarase como Fallo. E podes view Mensaxe de erro na columna Operacións.

Xerar un documento fusionado
Esta función permítelle combinar varios elementos nun só documento. Para xerar un documento combinado, cómpre activar a opción Xeración de documentos combinados na regra.

• Navega ata a lista ou biblioteca para a que queres xerar un documento.
• Seleccione os elementos que desexe e prema en Xerar un documento combinado na cinta.
• Aparecerá unha caixa de diálogo Xerar un documento combinado. Desde este cadro de diálogo, pode seleccionar un modelo que quere usar no menú despregable Modelo. Os documentos xerados file nomes e número de files xerados tamén aparecerán no cadro de diálogo.
• Fai clic en Xerar para xerar o documento.
• Unha vez rematada a creación do documento, poderás ver os resultados da operación. Fai clic en Ir a localización para entrar na biblioteca ou cartafol onde se almacenan os documentos. Fai clic no file nome para abrilo ou gardalo.
• Fai clic en Aceptar para pechar a caixa de diálogo.

Estudos de Casos
Supoñamos que es un especialista en vendas e despois de procesar un pedido, necesitas enviar unha factura ou un recibo (en formato .pdf) ao teu cliente. O modelo de factura ou recibo e o file o nome debe ser coherente e basearse na política da súa empresa. Aquí está a lista de Todos os pedidos que contén todos os detalles dos pedidos do cliente, incluído o nome do produto, o cliente, o método de pago, etc.

No modelo de recibo de venda, insira os campos da lista na táboa do seguinte xeito:

Active a opción de Xeración de documentos combinados e configure as seguintes seccións:

Se queres enviar os detalles do pedido a Tom Smith, por exemploample, simplemente seleccione o elemento relacionado con Tom Smith e prema en Xerar documento na cinta. Recibirás un PDF file do seguinte xeito:

Se a túa cliente Lucy Green, por exemploample, comprou tres produtos, desexa colocar os tres pedidos nun só documento. Neste example, debe seleccionar os tres elementos e, a continuación, facer clic en Combinar Xerar na cinta. O PDF resultante file xerarase do seguinte xeito:

Solución de problemas e asistencia

• Consultas sobre produtos e licenzas: sales@boostsolutions.com
• Soporte técnico (básico): support@boostsolutions.com
• Solicite un novo produto ou función: feature_request@boostsolutions.com

Apéndice 1: Listas, bibliotecas e galerías admitidas

• Document Maker pode traballar nestas listas e bibliotecas.

Listas	Anuncio, calendario, contactos, lista personalizada, lista personalizada na folla de datos View, Foro de discusión, Lista externa, Importar folla de cálculo, Lista de estado (non mostrar os botóns do produto), Enquisa (non mostrar os botóns do produto), Seguimento de problemas, Ligazóns, Tarefas do proxecto, Tarefas
Bibliotecas	Activo, conexión de datos, documento, formulario, páxina Wiki, diapositiva, informe, imaxe (os botóns do produto están no menú Configuración)
Galerías	Web Galería de pezas, Galería de modelos de listas, Galería de páxinas mestres, Galería de temas, Galería de solucións
Listas especiais	Categorías, Comentarios, Publicacións, Circulación, Recursos, Paradoiro, Calendario do grupo, Memo de chamada telefónica, Axenda, Asistentes, Obxectivos, Decisións, Cousas para traer, Caixa de texto

Apéndice 2: funcións de campo calculadas admitidas
A seguinte táboa mostra as funcións de campo calculadas que son compatibles con Microsoft Word.

	Nome	Instancia	Comenta
Funcións personalizadas	Suma	Suma([A túa Columna])	1. Non distingue entre maiúsculas e minúsculas. 2. Non admite aniñados recursivamente. 3. Admite a informática científica externa.
	Máx	Max([A túa Columna])
	Min	Min([A túa Columna])
	Media	Media([A túa Columna]
	Conta	Contar([A túa Columna])
Funcións do sistema	Abs	Matemáticas.Abs	1. Distinción entre maiúsculas e minúsculas. 2. Soporta aniñados recursivamente. 3. Admite a informática científica externa.
	Acos	Matemáticas.Acos
	Asin	Matemáticas.Asin
	Atan	Matemáticas.Astan
	Atan 2	Matemáticas.Astan2
	BigMul	Matemáticas.BigMul
	Teito	Matemáticas.Teito
	Cos	Matemáticas.Cos
	Cosh	Matemáticas.Cosh
	Exp	Matemáticas.Exp
	Piso	Matemáticas.Piso
	Rexistro	Matemáticas.Rexistro
	Rexistro 10	Matemáticas.Log10
	Máx	Matemáticas.Máx
	Min	Matemáticas.Min
	Pow	Matemáticas.Pow
	Redondo	Matemáticas.Rolda
	Asinar	Matemáticas.Sinal
	Sin	Matemáticas.Sin
	Sinh	Matemáticas.Sinh
	Sqrt	Matemáticas.Cadro
	Tan	Matemáticas.Tan
	Tanh	Matemáticas.Tanh
	Truncar	Matemáticas.Trunca

Anexo 3: Xestión de licenzas
Podes usar Document Maker sen introducir ningún código de licenza durante un período de 30 días desde a primeira vez que o utilizas. Para usar o produto despois da súa caducidade, terás que mercar unha licenza e rexistrar o produto.

Busca información de licenza

1. Na páxina principal dos produtos, faga clic na ligazón de proba e ingrese ao Centro de xestión de licenzas.
2. Fai clic en Descargar información de licenza, escolla un tipo de licenza e descargue a información (código de servidor, ID de granxa ou ID de colección de sitios).

Para que BoostSolutions cree unha licenza para vostede, DEBE enviarnos o seu identificador de ambiente de SharePoint (Nota: os distintos tipos de licenza necesitan información diferente). Unha licenza de servidor necesita un código de servidor; unha licenza de explotación necesita unha identificación da explotación; e unha licenza de colección de sitios necesita un ID de colección de sitios.

• Envíanos a información anterior (sales@boostsolutions.com) para xerar un código de licenza.

Rexistro da licenza

1. Cando reciba un código de licenza de produto, ingrese á páxina do Centro de xestión de licenzas.
2. Fai clic en Rexistrar na páxina de licenzas e abrirase unha xanela Rexistrar ou Actualizar licenza.
3. Carga a licenza file ou introduza o código de licenza e prema en Rexistrarse. Recibirás a confirmación de que a túa licenza foi validada.

Para obter máis detalles sobre a xestión de licenzas, consulte a Fundación BoostSolutions.

Documentos/Recursos

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker [pdfGuía do usuario V2 Document Maker, V2, Document Maker, Maker

Referencias

• Manual de usuario