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用户指南

OA处理申请

披露声明
允许披露、分发和复制本指南,但是,本指南中的项目可能随时发生更改,恕不另行通知。 本指南的预期目的和用途是提供有关医疗保健索赔:机构 (837I) 的信息。
在本指南中,Office Ally, Inc. 将被称为 OA。
前言
本 ASC X12N 实施指南的配套文档和 HIPAA 下采用的相关勘误表阐明并指定了与 OA 交换电子健康数据时的数据内容。 基于此配套文档的传输与 X12N 实施指南一起使用,符合 X12 语法和那些指南。
本配套指南旨在传达在 HIPAA 下采用的 ASC X12N 实施指南框架内的信息。 配套指南无意传达以任何方式超出实施指南中表达的数据要求或用途的信息。
配套指南 (CG) 可能包含两种类型的数据,即与出版实体进行电子通信的说明(通信/连接说明)和为出版实体创建交易的补充信息,同时确保遵守相关的 ASC X12 IG(交易说明)。 通信/连接组件或交易指令组件必须包含在每个 CG 中。 这些组件可以作为单独的文档或作为单个文档发布。
当发布实体想要传达开始和维持通信交换所需的信息时,通信/连接组件包含在 CG 中。
当发布实体想要澄清提交特定电子交易的 IG 指令时,交易指令组件包含在 CG 中。 交易指令组件内容受 ASCX12 的版权和合理使用声明的限制。

介绍

1.1 范围
该配套文档支持批处理应用程序的实现。
OA 将接受以 X12 术语正确格式化的入站提交。 这 files 必须遵守本配套文档中概述的规范以及相应的 HIPAA 实施指南。
OA EDI申请将针对这些条件进行编辑并拒绝 file不合规的。
该配套文件将详细说明为此标准交易执行 EDI 所需的一切。 这包括:

  • 通信链路的规范
  • 提交方法规范
  • 交易规范

1.2 结束view
本配套指南补充了目前从 HIPAA 采纳的 ASC X12N 实施指南。
该配套指南将成为 OA 与其贸易伙伴一起使用的工具,以进一步验证 HIPAA 采用的实施指南。 本配套指南在数据元素和代码集标准和要求方面符合相应的 HIPAA 实施指南。
需要相互同意和理解的数据元素将在本配套指南中指定。 将在本指南中阐明的信息类型包括:

  • HIPAA 实施指南中用于描述某些数据元素的限定词
  • 将用于满足业务条件的情景细分和数据元素
  • 寻亲亲file 用于确定我们与谁进行交易以交换传输的信息

1.3 参考文献
ASC X12 发布实施指南,称为类型 3 技术报告 (TR3's),它定义了 ASC X12N/005010 交易集的医疗保健实施的数据内容和合规要求。 本指南中引用了以下 TR3:

  • 医疗保健索赔:机构 – 8371 (005010X223A2)

TR3 可通过华盛顿出版公司 (WPC) 购买,网址为 http://www.wpc:-edi.com
1.4 其他信息
电子数据交换 (EDI) 是贸易伙伴之间格式化业务数据的计算机到计算机交换。 生成交易的计算机系统必须提供完整和准确的信息,而接收交易的系统必须能够在没有人工干预的情况下解释和利用 ASC X12N 格式的信息。
交易必须以允许我们的计算机应用程序翻译数据的特定格式发送。 OA 支持从 HIPAA 采纳的标准交易。 OA 有专门的工作人员负责启用和处理与其贸易伙伴的 X12 EDI 传输。
OA 的目标是随时随地建立贸易伙伴关系并进行 EDI,而不是纸质信息流。

入门

在 Office Ally,我们了解为您的诊所提供易于使用、高效且简化的索赔流程的重要性。 当您以电子方式提交时,您收到付款的速度将提高多达 4 倍,并且如果您的其中一项索赔出现问题,您会在数小时内获知。
办公室盟友的好处:

  • 免费以电子方式向数千名付款人提交索赔
  • 没有合同可签
  • 免费设置和培训
  • 免费 24/7 客户支持
  • 不再需要纸质 EOB! 电子汇款通知书 (ERA) 可供特定付款人使用
  • 使用您现有的实践管理软件以电子方式提交索赔
  • 详细的总结报告
  • 在线理赔更正
  • 库存报告(历史索赔库存)

此处提供 Office Ally 服务中心的视频介绍:服务中心介绍
2.1 提交者注册
提交者(提供商/账单人等)必须注册 Office Ally 才能以电子方式提交索赔。您可以通过联系 OA 的注册部门进行注册,网址为 360-975-7000 选项 3,或通过此处启动在线注册。
可以在下一页找到注册清单。

OA 注册检查 I ist。

  1. 完全的 网上报名 (或致电 OA 招生部门 @ 360-975-7000 选项3)
  2. 签署OA 授权书 
  3. Review、签署和存储 OA Office-Ally-BAA-4893-3763-3822-6-Final.pdf (officeally.com) 供您记录
  4. 接收 OA 分配的用户名和密码激活链接
  5. 安排免费培训课程(如果需要)
  6. Review OA的配套指南
  7. Review 办公自动化 办公室盟友可用付款人 确定寻呼机 ID 以及 EDI 注册要求
  8. 完成测试并重新view 响应报告(仅第 3 方软件提交者需要)
  9. 开始提交生产索赔!

FILE 投稿指南

3.1 已接受 File 格式
Office Ally可以接受和处理以下内容 file 类型:

  • HCFA、CMS1500、UB92 和 UB04 图像 Files
  • ANSI X12 8371、837P 和 837D files
  • 美国国家科学基金会 Files HCFA 制表符分隔 Files(格式必须严格遵守 OA 规范。有关详细信息,请联系支持人员。)

3.2 已接受 File 扩展
同样,Office Ally 可以接受 file具有以下任何一项的 file 扩展名:

TXT 数据 拉链 云服务器 视野
氢氟碳 列表 Ls Pm 出去
克拉姆 837 自然科学基金 毫克 韋克斯
前列腺素 菲尔 CSV mpn 标签

3.3 File 格式变更
重要的是你继续发送相同的 file 发送索赔时的格式 file到 Office Ally。 如果你的 file 由于系统更新、新计算机或不同的表格选择而导致的格式更改, file 可能会失败。
如果您需要更新 file 格式正在发送至 Office Ally,请联系 OA 360-975-7000 选择 1,让客户服务代表知道你需要 file 格式更新。

与 OFFICE ALLY 一起测试

为确保顺利过渡到通过 Office Ally 以电子方式提交,建议对所有第三方软件提交者完成测试。
并非所有付款人都可以进行端到端测试(并且只有在付款人的要求下才能完成); 但是,您可以直接使用 OA 进行任意多次测试。
建议做个测试 file 包含 5-100 项声明,提交测试。 测试索赔应包括各种索赔,说明您最常处理的不同类型的情况或场景(救护车、NDC、住院、门诊等)。
在你的测试之后 file 已提交和处理后,Office Ally 会返回一份报告,指出已通过测试的声明和可能未通过测试的声明。
4.1 测试 File 命名要求
OATEST这个词(都是一个词)必须包含在测试中 file 名称以便 Office Ally 将其识别为测试 file. 如果 file 没有所需的关键字 (OATEST),则 file 无论 ISA15 是否设置为“T”,都将在我们的生产环境中进行处理。 以下是前amp可接受和不可接受的测试文件 file 名称:
可接受:XXXXXX.OATEST.XXXXXX.837
可接受:OATEST XXXXXX_XXXXX.txt
不可接受:0A_TESTXXXX>C
不可接受:测试 XXXXXX_XXXXX.837
测试 file可以通过提交 file 上传或SFTP传输。 提交测试时 file通过 SFTP,声明类型关键字也必须包含在 file 名称(即 837P/8371/837D)。

连接信息

Office Ally 提供两个 file 批量提交者兑换方式:

  • SFTP(安全 File 传输协议
  • 办公室盟友的安全 Web地点

5.1 SFTP——安全 File 传输协议
设置说明
要请求 SFTP 连接,请通过电子邮件将以下信息发送至 Sipporteofficeallu.com:

  • 办公室盟友用户名
  • 联系人姓名
  • 联系电子邮件
  • 软件名称(如果可用)
  • 提交的索赔类型 (HCFA/UB/ADA)
  • 收到 999/277CA 报告? (是还是不是)

笔记: 如果您选择“否”,则只会返回 Office Ally 专有文本报告。
连接细节
URL 地址: ftp10officeally.com
端口 22
SSH/SFTP 已启用(如果要求在登录期间缓存 SSH,请单击“是”)
File通过 SFTP 上传到 Office Ally 的文件必须放在“入站”文件夹中进行处理。 所有 SFTP 出站 file来自 Office Ally 的 s(包括 835 的)将可用于在“出站”文件夹中检索。
安全FTP File 命名要求
所有入境索赔 file通过 SFTP 提交的文件必须包含以下关键字之一 file 用于识别提交的索赔类型的名称:837P、8371 或 837D
例如ample, 提交生产索赔时 file 包含机构声明:drsmith_8371_claimfile_10222022.837
5.2 办公室盟友安全 Web地点
按照以下步骤上传索赔 file 使用 Office Ally 的安全 web地点。

  1. 登录 www.officeally.com
  2. 将鼠标悬停在“上传索赔”
  3. 点击上传 file 根据您的声明类型(即“Upload Professional (UB/8371) File”)
  4. 点击“选择 File”
  5. 浏览您的 file 并点击“打开”
  6. 点击“上传”

上传后,您会收到一个上传确认页面,其中包含您的 FilelID号。
响应报告将在 6 到 12 小时内在“下载 File 摘要”部分的 web地点。

联系信息

6.1 客户服务

可用天数: 周一至周五
可用时间: 太平洋标准时间上午6:00至下午5:00
电话: 360.975.7000 选项 1
电子邮件: support@officeally.com
传真: 360.896-2151
实时聊天: https://support.officeally.com/

6.2 技术支持

可用天数: 周一至周五
可用时间: 太平洋标准时间上午6:00至下午5:00
电话: 360.975.7000 选项 2
电子邮件: support@officeally.com
实时聊天: https://support.officeally.com/

6.3 入学协助

可用天数: 周一至周五
可用时间: 太平洋标准时间上午6:00至下午5:00
电话: 360.975.7000 选项 3
电子邮件: support@officeally.com
传真: 360.314.2184
实时聊天: https://support.officeally.com/

6.4 培训

调度: 360.975.7000 选项 5
视频教程: https://cms.officeally.com/Pages/ResourceCenter/Webinars.aspx

控制段/包络

本节介绍OA对interchange(ISA)和functional group(GS控制段)的使用。注意Office Ally的投稿仅限于一个interchange(ISA)和一个functional group(GS) file. Files 最多可包含 5000 个交易集 (ST)。
7.1 ISA-IEA

数据元素 描述 使用的值 评论
ISA01 授权限定词 0
ISA02 授权码
ISA03 安全限定符 0
我SA04 安全信息
ISA05 发件人限定符 30 或 ZZ
ISA06 发件人ID 您选择的提交者 ID。 税号是最常见的。
ISA07 接收器限定符 30 或 ZZ
ISA08 收件人编号 330897513 Office Ally 的税号
ISA11 重复分隔符 A 或者您选择的分隔符
ISA15 使用指标 P 生产 File
如需测试,请在邮件中发送“OATEST” file姓名。

7.2 GS-GE

数据元素 描述 使用的值 评论
GS01 功能识别码
G502 发件人代码 您选择的提交者代码。 税号是最常见的。
GS03 收货人代码 OA或330897513
GS08 版本发布行业 ID 代码 005010X223A2 机构

办公室特定的商业规则和限制

下列 file 规范取自 837 X12 实施指南。 目的是为对电子处理索赔很重要的特定循环和部分提供指导。 这不是完整的指南; 完整指南可从华盛顿出版公司购买。

提交者信息
回路 1000A— NM1
此部分的目的是提供提交的个人或组织的名称 file
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 41
NM102 实体类型限定符 1/1 1 或 2 1 = 人
2 = 非人
NM103 组织(或姓氏)名称 1/35
NM104 提交者名字 1/35 情境; 仅当 NM102 = 1 时才需要
NM108 识别代码限定符 1/2 46
NM109 识别码 2/80 您选择的提交者 ID(税号很常见)
接收者信息
环路 10008 — NM 1
此部分的目的是提供您要提交给的组织的名称
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 40
NM102 实体类型限定符 1/1 2
NM103 组织名称 1/35 办公室盟友
NM108 识别代码限定符 1/2 46
NM109 识别码 2/80 330897513 OA 税号
计费提供商信息
循环 2010AA— NM1、N3、N4、REF
此部分的目的是为计费提供商提供名称、地址、NPI 和税号
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 85
NM102 实体类型限定符 1/1 2 2 = 非人
NM103 组织(或姓氏)名称 1/60
NM108 识别代码限定符 1/2 XX
NM109 识别码 2/80 10 位 NPI 编号
N301 计费提供商街道地址 1/55 需要物理地址。 不要发送邮政信箱。
N401 计费提供商城市 2/30
N402 计费提供商状态 2/2
N403 计费提供商邮编 3/15
雷姆 参考标识限定符 2/3 El El=税号
REF02 参考识别 1/50 9 位税号
订户(被保险人)信息
循环 2010BA – NM1、N3、N4、DMG
该段的目的是提供订阅者(被保险人)的姓名、地址、会员 ID、出生日期和性别
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 IL
NM102 实体类型限定符 1/1 1
NM103 订户姓氏 1/60
NM104 订户名字 1/35
NM108 识别代码限定符 1/2 MI
NM109 识别码 2/80 会员编号
N301 用户街道地址 1/55
N401 订户城市 2/30
N402 订户状态 2/2
N403 订阅者邮编 3/15
机枪01 日期时间段格式限定符 2/3 8
机枪02 订户出生日期 1/35 YYYYMMDD 格式
机枪03 订户性别 1/1 F、M 或 U
F = 女性
M = 男性
U = 未知
付款人资料
循环 201088 — NM1
此部分的目的是提供索赔应提交给的付款人名称和 ID(目的地付款人)
请使用 Office Ally 付款人列表中列出的付款人 ID 操作系统,以确保正确路由。
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 PR
NM102 实体类型限定符 1/1 2
NM103 目的地付款人名称 1/35
Nm108 识别代码限定符 1/2 PI
Nm1O9 5 位付款人 ID 2/80 使用 Office Ally 付款人列表中列出的付款人 ID。
患者信息(视情况)
Loop 2010CA— NM1、N3、N4、DMG
该部分的目的是提供患者的姓名——如果与订阅者(受抚养人)不同
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 QC
NM102 实体类型限定符 1/1 1
NM103 患者姓氏 1/60
NM104 患者名字 1/35
N301 患者街道地址 1/55
N401 病人城市 2/30
N402 患者状态 2/2
N403 病人邮编 3/15
机枪01 日期时间段格式限定符 2/3 D8
机枪02 患者出生日期 1/35 YYYYMMDD 格式
机枪03 病人性别 1/1 F、M 或 U F = 女性
M = 男性
U = 未知
参加供应商信息
回路 2310A— NM1
此部分的目的是提供负责患者医疗服务的提供者的名称和 NPI。
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 71
NM102 实体类型限定符 1/1 1 1=人
NM103 参加姓氏 1/60
NM104 参加名字 1/35
NM108 识别代码限定符 1/2 XX
NM109 识别码 2/80 10 位 NPI 编号
运营商信息(视情况)
循环 23108 — NM1
此部分的目的是提供负责执行患者手术的提供者的名称和 NPI。
位置 描述 最小/最大 价值 评论
NM101 实体标识符代码 2/3 72
NM102 实体类型限定符 1/1 1 1=人
NM103 参加姓氏 1/60
NM104 参加名字 1/35
NM108 识别代码限定符 1/2 XX
NM109 识别码 2/80 10 位 NPI 编号

致谢和报告

Office Ally 返回以下响应和报告类型。 如前所述,999 和 277CA 响应仅针对索赔生成 file通过 SFTP 提交。 请参阅附录 A 的列表 file 与每个响应关联的命名约定。
9.1 999 实施确认
EDI X12 999 实施确认文件在医疗保健中用于确认 file 收到了。 999 确认返回给提交者仅用于索赔 file通过 SFTP 提交。
9.2 277CA 索赔确认 File 概括
EDI X12 277CA 的用途 File 摘要是报告索赔是否已被 Office Ally 拒绝或接受。 只有接受的索赔才会发送给付款人进行处理。 这是 X12 格式的 file 这相当于格式化的文本 File 总结报告。
9.3 277CA 索赔确认 EDI 状态
EDI X12 277CA EDI 状态报告的目的是传达索赔是否已被付款人接受或拒绝。 这是一个 X12 格式的 file 这相当于文本格式的 EDI 状态报告
9.4 File 摘要报告
这 File 摘要报告是文本 (.txt) 格式 file 这表明索赔是被 Office Ally 接受还是拒绝。 接受的索赔将发送给付款人进行处理。 请参阅附录 B file 布局规范。
9.5 EDI状态报告
EDI 状态报告是文本 (.txt) 格式 file 它用于在索赔被发送到寻呼机进行处理后传达索赔的状态。 从寻呼机收到的索赔回复将以 EDI 状态报告的形式传递给您。 请参阅附录 C file 布局规范。
除了这些文本报告之外,您还可以请求接收自定义 CSV EDI 状态报告。 自定义 CSV EDI 状态报告包含 EDI 状态报告文本中包含的声明 file,以及您选择的任何其他索赔数据元素。
有关其他详细信息和/或请求此选项,请联系客户支持。
9.6 835 电子汇款通知书
Office Ally 将返回 EDI X12 835 files,以及 remit 的文本格式版本 file. 请参阅附录 D file 布局规范。

附录 A – 官方回应 FILE 命名约定 

Office Ally 报告和 File 命名约定
File 总结——专业* FS_HCFA_FILEID_IN_C.txt
File 总结——机构* FILEID_UBSUMMARY_YYYYMMDD.txt
EDI状态* FILEID_EDI_STATUS_YYYYMMDD.txt
X12 999** FILEID_已提交File姓名_999.999
X12 277CA – 专业 (File 概括)** 用户名_FILEID_HCFA_277ca_YYYYMMDD.txt
X12 277CA - 机构(File 概括)** 用户名_FILEID_UB_277ca_YYYYMMDD.txt
X12 277CA – 专业(EDI 状态)** FILEID_EDI_STATUS_HCFA_YYYYMMDD.277
X12 277CA – 机构(EDI 状态)** FILEID_EDI_STATUS_UB_YYYYMMDD.277
X12 835 & ERA (TXT)** FILEID_ERA_STATUS_5010_YYYYMMDD.zip(包含835和TXT) FILEID_ERA_835_5010_YYYYMMDD.835 FILEID_ERA_STATUS_5010_YYYYMMDD.txt

*请参阅附录 B 至 D File 布局规范
**必须申请 999/277CA 报告激活,并且仅适用于 file通过 SFTP 提交

附录 B – FILE 总结——制度

以下是示例amp机构文件 File 总结报告:
中的所有索赔 File 被Office Ally录取

Office Ally OA 处理申请 - 1

中的一些声明 File 被Office Ally录用,部分被拒(错误)

Office Ally OA 处理申请 - 2

以下是 file 可能包含在每个部分的布局细节 File 概括。

FILE 概要细节
字段名称起始 Pos 字段长度
宣称# 1 6
地位 10 3
索赔编号 17 8
控制号码 27 14
医疗记录 42 15
患者编号 57 14
病人(左,女) 72 20
总费用 95 12
从日期 109 10
比尔税 124 10
新产品导入/密码 136 11
付款人 148 5
错误代码 156 50
重复信息
字段名称起始 Pos 字段长度
信息 1 182
OA 索赔 ID 35 8
OA File 姓名 55
处理日期
控制号码

注:1. “-”表示起始位置和长度可能因OA长度不同而不同 file 名称 2. 错误代码以逗号分隔,对应于标题中的错误摘要。 3. 如果ACCNT# (CLM01) >14位,PHYS.ID、PAYER、ERRORS起始位置将被调整。

附录 C – EDI 状态报告

此文本格式的报告类似于 File 总结报告; 但是,EDI 状态报告包含付款人发送给 Office Ally 的状态信息。 OA 从付款人处收到的任何消息都将以 EDI 状态报告的形式传递给您。
EDI 状态报告将出现并且看起来类似于前amp如下所示。

Office Ally OA 处理申请 - 3

笔记: 在急诊室! 状态报告,如果针对同一索赔(同时)返回多个回复,您将看到包含单个索赔状态的多行。
以下是 file EDI 状态报告的布局详细信息。

EDI 状态报告详细记录
字段名称 开始位置 字段长度
File ID 5 9
索赔编号 15 10
拍。 账户# 27 14
病人 42 20
数量 62 9
练习D 74 10
税号 85 10
付款人 96 5
付款人处理数据 106 10
付款人参考编号 123 15
地位 143 8
付款人回应讯息 153 255

附录 D – ERA/835 状态报告
Office Ally 提供了 EDI X12 835 的可读文本 (.TXT) 版本 file, 作为amp其中的 le 如下所示:

Office Ally OA 处理申请 - 4

办公室盟友徽标标准配套指南交易信息参考基于X12的实施指南
版本 005010X223A2
修改01 / 25 / 2023

文件/资源

Office Ally OA处理申请 [pdf] 用户指南
OA处理申请,OA,处理申请,申请

参考

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