Microsoft Outlook a Salesforce v synchronizaci

© Copyright 2000–2022 salesforce.com, inc. Všechna práva vyhrazena. Salesforce je registrovaná ochranná známka společnosti salesforce.com, Inc., stejně jako další názvy a značky. Ostatní zde uvedené známky mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků.

SYNCHRONIZACE MICROSOFT® OUTLOOK® A ZÁKLADY PRODEJNÍ SÍLY

Pokud jsou Outlook i Salesforce nezbytné pro vaši každodenní pracovní rutinu, můžete zvýšit svou produktivitu automatickou synchronizací mezi těmito dvěma systémy. Salesforce for Outlook, integrační aplikace Microsoft® Outlook®, kterou si nainstalujete, synchronizuje kontakty, události a úkoly mezi aplikacemi Outlook a Salesforce. Kromě synchronizace těchto položek můžete přidávat e-maily, přílohy, události a úkoly z Outlooku do více kontaktů Salesforce a view Záznamy Salesforce související s kontakty a potenciálními zákazníky ve vašich e-mailech a událostech – to vše přímo v Outlooku. Možná budete moci přizpůsobit, co synchronizujete, a směry synchronizace mezi Outlookem a Salesforce. Váš administrátor určuje úroveň, na které můžete tato nastavení v Salesforce přizpůsobit. V této příručce se dozvíte o nejdůležitějších podrobnostech, jak začít používat Salesforce pro Outlook.

Co jde kam?

Ve většině případů organizace nastaví Salesforce pro Outlook pro synchronizaci kontaktů, událostí a úkolů oběma způsoby mezi Outlookem a Salesforce. Vaše data tak budou automaticky synchronizována. Vaše organizace se však může lišit v tom, co můžete synchronizovat, a ve směru synchronizace. Napřample, může vaše organizace synchronizovat pouze kontakty a události ze Salesforce do Outlooku. Pokud je vaše organizace nastavena na přidávání e-mailů a sdílení aktivit, vyberete pouze e-maily, které chcete přidat do záznamů Salesforce podle vašeho výběru. Konkrétně můžete přidat e-mail k více kontaktům a k jednomu dalšímu záznamu, ke kterému můžete přiřadit úkoly, jako je účet, případ nebo příležitost.

ZÍSKÁNÍ VYSOKÉ ÚROVNĚ VIEW VAŠÍ INTEGRAČNÍ PRÁCE

Pojďme rychle znovuview jak dokončíte práci na integraci Outlooku a Salesforce pomocí Salesforce for Outlook v2.2.0 nebo novější.

Synchronizace vašich kontaktů, událostí a úkolů

Synchronizace položek mezi Outlookem a Salesforce je jednoduchá a automatická. Než dojde k jakékoli synchronizaci, musíte se rozhodnout, zda chcete, aby Salesforce for Outlook synchronizoval všechny vaše položky, nebo pouze ty, které určíte. Pokud se rozhodnete určit položky, které chcete synchronizovat, uděláte to takto.

1. Vyberte položky, které chcete synchronizovat. Můžete vybrat více položek, když při kliknutí na položky stisknete CTRL.
2. Klikněte pravým tlačítkem na vybranou položku a poté vyberte Kategorizovat > Synchronizovat se Salesforce. Položky se automaticky synchronizují během příštího synchronizačního cyklu.

Práce se záznamy Salesforce přímo v aplikaci Outlook

Chápeme, že většinu času můžete strávit prodejem svým zákazníkům, když pracujete v Outlooku. Abychom vám pomohli s procesem prodeje, zahrnuli jsme boční panel Salesforce, který se zobrazuje v Outlooku.

Získání vysoké úrovně View vaší integrační práce

Když vyberete e-mail ze složky Doručená pošta nebo událost z Kalendáře v Outlooku, boční panel Salesforce zobrazí související podrobnosti o kontaktu a potenciálním zákazníkovi Salesforce přímo v Outlooku. Poté, co váš administrátor povolí postranní panel v konfiguraci aplikace Outlook, postranní panel zobrazí až 10 kontaktů a potenciálních zákazníků z polí Od, Komu a Kopie vašeho e-mailu nebo události. Kromě toho boční panel Salesforce:

• Zobrazuje až čtyři aktivity, příležitosti a případy související s kontakty a potenciálními zákazníky, které se zobrazují na bočním panelu.
• Umožňuje přidat e-maily z Outlooku a jejich přílohy do více záznamů Salesforce.
• Umožňuje přidat události a úkoly aplikace Outlook do více kontaktů a do jednoho dalšího záznamu, se kterým můžete spojit úkoly, jako je účet, případ nebo dokonce záznam vlastního objektu.
• Objeví duplicitní kontakty nebo potenciální zákazníky. Zvolíte ty nejvhodnější, které se zobrazí na bočním panelu.
• Zahrnuje funkci vyhledávání pro nalezení dalších záznamů Salesforce.
• Zahrnuje spojení na view úplné podrobnosti záznamu přímo v Salesforce.

Zde je návod, jak budete používat boční panel.

1. Vyberte e-mail nebo událost v Outlooku.
2. Review obsah Salesforce, který se zobrazuje na postranním panelu, který zobrazuje kontakty a potenciální zákazníky podle pořadí, v jakém se objevují v polích Od, Komu a Kopie vašeho e-mailu nebo události. Pro každý kontakt a potenciálního zákazníka je to snadné view související činnosti, příležitosti a případy. Pokud chceš view úplné podrobnosti záznamu, stačí kliknout na odkaz záznamu a otevřít jej přímo v Salesforce. Chcete-li přidat svůj e-mail nebo událost do záznamů Salesforce podle vašeho výběru, klikněte vedle těch záznamů. E-mailové přílohy jsou zahrnuty automaticky, když přidáte e-mail do Salesforce, pokud vaše organizace neaktivovala funkci, která vám umožňuje vybrat konkrétní e-mailové přílohy. V tom případě uvidíte vedle jednotlivých příloh na vašem bočním panelu. Kliknutím na ikonu přidáte tyto přílohy do Salesforce. Pokud máte v Salesforce povolenou funkci Sociální účty a kontakty, na bočním panelu se zobrazí buď Facebook® nebo Twitter™ profile fotky – podle toho, které jste se rozhodli zobrazovat v Salesforce pro tyto kontakty a potenciální zákazníky.
   Získání vysoké úrovně View vaší integrační práce
3. Vyberte další kontakty a potenciální zákazníky související s vaším e-mailem view jejich podrobnosti spolu se souvisejícími aktivitami, případy a příležitostmi.
4. rychle zobrazit záznamy Salesforce, do kterých jste přidali e-maily nebo události. Pokud nevidíte záznamy, které hledáte, kliknutím najděte další záznamy a pak k nim přidejte e-maily, události nebo úkoly ze seznamu úkolů Outlooku. K dispozici je dokonce funkce sbalení pro skrytí bočního panelu.

PRODEJNÍ SÍLA PRO POŽADAVKY SYSTÉMU OUTLOOK

Pojďme znovuview tyto požadavky před stažením a instalací Salesforce for Outlook v2.2.0 nebo novější.

Další požadavky

Systémové požadavky Salesforce for Outlook

VELKÝ OBRÁZEK ​​PRO NASTAVENÍ PRODEJNÍ SÍLY PRO OUTLOOK

Nastavení Salesforce pro Outlook je rychlé a snadné.

1. Ze Salesforce si stáhnete instalační program Salesforce for Outlook.
2. Nainstalujete Salesforce for Outlook do počítače a poté provedete jednoduchou konfigurační proceduru.
3. V závislosti na omezeních, která nastaví váš administrátor, přizpůsobíte nastavení Salesforce for Outlook tak, aby synchronizovalo to, co chcete, a určili směr synchronizace mezi Microsoft® Outlook® a Salesforce.

Nyní můžete pokračovat stažením instalačního programu Salesforce for Outlook na straně 8.

STÁHNĚTE SI PRODEJNÍ SÍLU PRO INSTALACI OUTLOOK

Instalační program si stáhnete ze Salesforce.

1. Zavřete Microsoft® Outlook®.
2. Pokud stahujete Salesforce pro Outlook poprvé, pokračujte dalším krokem. Pokud provádíte upgrade, nejprve zavřete Salesforce for Outlook kliknutím pravým tlačítkem na ikonu Salesforce for Outlook ( ) na hlavním panelu a kliknutím na Konec. Poté postupujte podle pokynů v závislosti na verzi, ze které upgradujete:
   • Chcete-li upgradovat ze Salesforce for Outlook v2.4.2 nebo starší, odinstalujte aktuální verzi z ovládacího panelu Microsoft Windows®.
   • Chcete-li upgradovat ze Salesforce for Outlook v2.5.0. nebo později, pokračujte dalším krokem.
3. Z osobních nastavení zadejte Salesforce for Outlook do pole Rychlé hledání a poté vyberte Salesforce for Outlook.
4. Klikněte na Stáhnout. Poté klikněte na Uložit File. Pokud tlačítko Stáhnout není k dispozici, požádejte správce, aby vám přiřadil konfiguraci aplikace Outlook.

Pokud jste správce, nasaďte instalace více uživatelům současně pomocí verze .msi instalačního programu. Pokračujme nyní instalací a nastavením Salesforce pro Outlook na straně 9.

Nyní, když jste si stáhli instalační program, můžete zahájit proces instalace a nastavení.

1. Otevřete instalaci file stáhli a uložili a dokončete průvodce instalací.
   Poznámka: Pokud ještě nemáte nainstalovaný .NET 4, nainstaluje ho za vás průvodce instalací. Mějte na paměti, že průvodce instalací vás vyzve k restartování počítače poté, co nainstaluje .NET 4. Po restartování spusťte znovu průvodce instalací, abyste dokončili proces instalace.
2. Otevřete Microsoft® Outlook®. Otevře se průvodce nastavením a ikona Salesforce for Outlook ( ) se objeví na systémové liště. Pokud se průvodce neotevře, můžete jej spustit ručně. Klikněte pravým tlačítkem a klikněte na Nastavení.
3. Pokud se chcete přihlásit k jinému než výchozímu webu, klikněte na Změnit URL a vyberte server, ke kterému se chcete připojit. Pokud požadovaný server není uveden, vyberte Jiný… a zadejte URL, jako je vlastní doména používaná vaší organizací.
4. Zadejte své uživatelské jméno a heslo.
5. Klikněte na Schválit. Tím vytvoříte zabezpečené spojení mezi Outlookem a Salesforce. Pokud nenarazíte na chybu, nemusíte se znovu přihlašovat.
   Poznámka: Pokud vaše organizace omezí adresy IP, budou přihlášení z nedůvěryhodných IP adres blokována, dokud nebudou aktivována. Salesforce vám automaticky zašle aktivační e-mail, pomocí kterého se můžete přihlásit. Díky tomu se budete moci připojit bez omezení IP odkudkoli.
6. Klepněte na tlačítko Další a znovuview pokyny k synchronizaci nastavené vaším administrátorem. Chcete-li synchronizovat položky aplikace Outlook do různých složek, klikněte na Změnit složku a vyberte složky, které jsou ve vaší výchozí složce nebo v hlavní složce poštovní schránky.
7. Klepněte na tlačítko Další a potom vyberte metodu synchronizace.
   • Zvolte synchronizaci všech kontaktů, událostí a úkolů. Označte položky, které nechcete synchronizovat, v kategorii „Nesynchronizovat se Salesforce“ v Outlooku.

Nainstalujte a nastavte Salesforce pro Outlook

• Zvolte synchronizaci jednotlivých kontaktů, událostí a úkolů. Označte položky, které chcete synchronizovat, pomocí kategorie „Sync with Salesforce“ v Outlooku.
•  Klikněte na Další a potom vyberte druhy soukromých položek, které chcete synchronizovat.
•  Klikněte na Uložit. U ikony na hlavním panelu, která je nyní aktivní, se zobrazí uvítací zpráva. Pokud jste nakonfigurováni k synchronizaci položek aplikace Outlook a jako metodu synchronizace jste zvolili možnost Synchronizovat pouze položky aplikace Outlook, které jsem vybral, všechny položky ve vybraných složkách se začnou synchronizovat automaticky. Ikona se otáčí během každého synchronizačního cyklu. Nyní budeme pokračovat v přizpůsobování Salesforce pro Outlook.

PŘIZPŮSOBENÍ PRODEJNÍ SÍLY PRO VÝHLED
V závislosti na omezeních, která váš správce nastaví, budete možná moci přizpůsobit:

• Co synchronizujete, včetně kontaktů, událostí a úkolů
• Směr, který synchronizujete mezi Microsoft® Outlook® a Salesforce
• Vaše možnost ručně přidávat e-maily z Outlooku do záznamů Salesforce

Nyní budeme znovuview a upravte nastavení v konfiguraci Salesforce for Outlook.

1. Klikněte pravým tlačítkem na ikonu na hlavním panelu a vyberte Salesforce.com > Konfigurace aplikace Outlook. Následující obrázek ukazuje, jak se zobrazí možnosti, pokud váš správce nestanoví omezení na přizpůsobení Salesforce for Outlook.
2. Review nastavení e-mailu a ujistěte se, že jsou povoleny možnosti Boční panel a Přidat e-mail. To je důležité, protože tyto možnosti hrají velkou roli při zefektivnění rutiny integrace Outlooku a Salesforce.
3. Review co máte nastaveno k synchronizaci. Pokud chcete, můžete zde změnit typy položek, které synchronizujete.
4. Pokud chcete změnit směr synchronizace a chování při konfliktu, použijte rozevírací seznamy.
5. Klikněte na Uložit.
   Nyní jste připraveni pokračovat v synchronizaci mezi aplikací Outlook a Salesforce.

SYNCHRONIZACE MEZI VÝHLEDEM A PRODEJNÍ SÍLOU

Když Salesforce for Outlook synchronizuje vaše kontakty, události a úkoly, dělá to podle plánu. Události a úkoly se automaticky synchronizují každých deset minut; kontakty se automaticky synchronizují každou hodinu. Pokud však Salesforce for Outlook zjistí nečinnost klávesnice nebo myši po dobu 30 minut, frekvence synchronizace pro události a úkoly se změní na 30 minut. Po dvou hodinách nečinnosti se frekvence všech aktualizací změní na hourlya po čtyřech hodinách se frekvence změní na každé čtyři hodiny.

Správa položek, které se automaticky nepřiřazují k záznamům Salesforce

Pokud podrobnosti v položkách, které synchronizujete, chybí nebo jsou duplicitní, Salesforce for Outlook nemůže tyto položky přiřadit k záznamům Salesforce. Nejlepší způsob, jak omezit tyto nevyřešené položky na minimum, je použít boční panel Salesforce pro přidávání e-mailů a událostí do záznamů Salesforce, kterým se budeme věnovat o něco později.

1. V Salesforce Classic máte přístup k nevyřešeným položkám pomocí zkratky Nevyřešené položky na postranním panelu. V Lightning Experience klikněte na svého profesionálafile obrázek a poté klikněte na Nastavení. Do pole Rychlé hledání zadejte e-mail a poté vyberte Moje nevyřešené položky.
2. Na review nepřiřazené položky podle typu, vyberte kartu.
3. View vaše nepřiřazené položky.
4. Přiřaďte své položky k záznamům Salesforce ručně nebo pomocí doporučení Salesforce. Pokud nechcete přiřadit položku k záznamu, vyberte Nepřiřazovat. Nepřiřazené položky nejsou propojeny s jinými záznamy a jsou viditelné pouze pro vás.
   Pokračujme nyní k přidávání e-mailů, událostí a úkolů do záznamů Salesforce na .

PŘIDÁVÁNÍ E-MAILŮ, UDÁLOSTÍ A ÚKOLŮ DO ZÁZNAMŮ O PRODEJI

Pokud chcete do záznamů Salesforce přidat důležité e-maily, události a úkoly, je to hračka. Tady je bývalýample o tom, jak přidáte e-mail do záznamů Salesforce.

1. 1. Vyberte e-mail v aplikaci Outlook. Postranní panel zobrazuje záznamy Salesforce související s kontakty ve vašem e-mailu.
2. Vedle každého záznamu Salesforce, do kterého přidáváte svůj e-mail, klikněte na. Po přidání e-mailu se zobrazí indikátor přidaného e-mailu se zobrazí vedle těchto záznamů.
3. Sledujte záznamy, do kterých jste přidali svůj e-mail.

Události budete přidávat stejným způsobem jako e-maily. Stačí vybrat událost z kalendáře Outlooku a projít stejnými kroky.

Co bude dál?

Nyní, když znáte základy synchronizace položek a přidávání e-mailů, můžete znovuview v těchto tématech online nápovědy se dozvíte, jak udržovat vaše systémy synchronizované.

• Správa konfigurace Salesforce pro Outlook
• Použití aplikace Salesforce for Outlook na systémové liště
• Nejčastější dotazy k Salesforce pro Outlook

Děkujeme, že používáte Salesforce!

Dokumenty / zdroje

salesforce Microsoft Outlook a Salesforce v synchronizaci [pdfPokyny Microsoft Outlook a Salesforce v synchronizaci, Microsoft Outlook, Salesforce v synchronizaci, Outlook v synchronizaci

Reference

• Uživatelská příručka