Как обрабатывать обновления и изменения в руководствах пользователя
ОБНОВЛЕНИЯ И ПЕРЕСМОТРЫ
Чтобы содержание руководств пользователя было правильным и актуальным для пользователей, крайне важно обрабатывать изменения и модификации. При управлении обновлениями и модификациями вам следует предпринять следующие точные действия:
- Создайте политику для изменений:
Установите четкий и единый подход к тому, когда и как будут выпускаться обновления и поправки к руководствам пользователя. Критерии оценки необходимости обновлений и порядок внесения корректировок должны быть изложены в этой политике. - Проводить регулярные оценки:
Планируйте частые проверки ваших руководств пользователя, чтобы выяснить, что необходимо обновить или изменить. Это можно делать ежегодно или всякий раз, когда документируемый продукт или услуга претерпевают существенные изменения. Подумайте о привлечении технических писателей, профильных экспертов и других важных заинтересованных сторон в процесс.view процедура. - Получение обратной связи:
Активно ищите отзывы пользователей, службы поддержки клиентов и других источников, чтобы определить разделы руководства, которые могут потребовать доработки, расширения или пересмотра. Мнения пользователей могут дать важную информацию о тех местах, где текущая версия может быть неясной или неполной. - Поправки к документу:
Ведите тщательный учет каждого изменения, внесенного в процессе обновления и пересмотра. Конкретные изменения, дополнения и удаления должны быть описаны в этой документации вместе с обоснованием каждой корректировки. Это послужит ориентиром для предстоящих улучшений и поможет поддерживать прозрачность аудита. - Управление версиями:
Каждой итерации руководства пользователя должен быть присвоен специальный номер версии или код. Это гарантирует, что пользователи смогут легко распознать имеющуюся у них версию, и обеспечивает четкую связь при обращении к конкретным версиям. - Используйте разметку и отслеживайте изменения:
Используйте инструменты отслеживания изменений или разметки в текстовом редакторе, чтобы выделять внесенные вами изменения по мере их внесения. Это способствует прозрачности процесса редактирования и упрощает работу редакторов и повторных проверок.viewers, чтобы заметить изменения. - Сохраняйте обновленную историю изменений:
Предоставьте пользователям сводку изменений, внесенных в каждую версию, включив раздел об истории изменений в руководство пользователя. Включите список обновлений или версий, номер версии или кода и дату выпуска. - Перекрестные ссылки и обновленное содержание:
Проверьте указатель, оглавление и любые перекрестные ссылки в руководстве, чтобы убедиться, что они точно представляют пересмотренный материал. Для обеспечения единообразия при необходимости обновите ссылки и номера страниц. - Информируйте пользователей об обновлениях:
Любые корректировки или изменения должны быть ясно доведены до сведения пользователей. Это можно сделать через webобъявления на сайте, уведомления по электронной почте или другие каналы, которые часто используют ваши пользователи. Опишите, как получить самую последнюю версию, и перечислите все существенные обновления или изменения, которые были внесены. - Архив предыдущих версий:
Следует хранить физический или цифровой архив предыдущих версий руководства пользователя. Это гарантирует тщательную историческую запись эволюции документа и позволяет при необходимости обращаться к более ранним версиям.
ОБРАБОТКА ОБНОВЛЕНИЙ И ИСПРАВЛЕНИЙ В РУКОВОДСТВАХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Чтобы гарантировать пользователям доступ к правильной и актуальной информации, руководства пользователя должны учитывать изменения и исправления. Чтобы эффективно управлять изменениями и модификациями в руководствах пользователя, следуйте этим советам:
- Подробная документация:
Ведите тщательный учет изменений, внесенных для каждого обновления или версии. Следите за конкретными изменениями, дополнениями и удалениями, которые вы внесли в руководство. Эта документация будет использоваться в качестве руководства для предстоящих обновлений и для объяснения изменений пользователям. - История изменений:
Добавьте раздел об истории изменений в начале или в конце руководства. Укажите номер или код версии каждой версии, дату выпуска и краткое описание внесенных в нее изменений. Благодаря этому пользователи могут проверить, что было обновлено, и определить, какая у них версия. - Последнее обновление:
На титульной странице или в начале руководства обязательно укажите дату последнего обновления. Это позволяет клиентам узнать, используют ли они самую последнюю версию или необходимо быстрое обновление. - Простые инструкции по обновлению:
Дайте точные указания о том, как получить самое последнее издание руководства пользователя, если его необходимо обновить. Это может повлечь за собой указание пользователям направления определенного webсайт, адрес электронной почты или контактные данные службы поддержки клиентов. - Номера страниц и перекрестные ссылки:
Перекрестные ссылки в руководстве следует проверять после внесения изменений, чтобы убедиться, что они по-прежнему применимы. Обновите оглавление, указатель и любые другие соответствующие ссылки, если есть какие-либо изменения, влияющие на нумерацию страниц. - Используйте разметку или отслеживайте изменения:
Когда над версией работают несколько человек, для отслеживания изменений можно использовать программы текстового процессора или инструменты разметки. Это упрощает работу редакторов иviewПользователи могут найти и изучить любые изменения, внесенные в документ. - Пользователь Reviews:
Поощряйте пользователей комментировать содержание, читаемость и любые проблемы, которые они видят в руководстве. Мнения пользователей можно использовать для определения областей, требующих улучшения, и для руководства будущими обновлениями. - Сообщайте пользователям о новом контенте:
Рассмотрите возможность отправки уведомления пользователям, которые уже загрузили или получили руководство, при каждом существенном обновлении или исправлении. Вы можете сделать это, отправив электронное письмо, информационный бюллетень или webуведомление сайта.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОМ
Внедрить систему управления документами, которая отслеживает распространение, повторноеview, и другиеtagСрок службы руководства пользователя. Это помогает поддерживать последовательный и организованный подход к обновлениям и гарантирует, что правильная версия будет доступна нужным людям.
Управление версиями:
Каждому новому выпуску руководства пользователя присваивайте ему специальный номер версии или код. Это упрощает отслеживание изменений с течением времени и обеспечивает четкость ссылок на конкретные версии.
Задачи в управлении версиями:
- Пессимистический контроль версий, иногда называемый блокировкой доступа к изменению file ограничено, если над ним уже работает другой сотрудник. Это называется письменным или эксклюзивным выездом. Это устраняет необходимость объединения нескольких обновлений. Несколько пользователей могут редактировать fileЭто происходит одновременно с оптимистичным управлением версиями, также известным как слияние копий и изменений, однако изменения необходимо объединять вручную или автоматически.
- Модели процессов, работающие с документами, такие как V-Modell XT или Hermes, также используют индексы изменений, чтобы предоставить читателям документов историю версий в виде таблиц. Это позволяет читателю различать, например, какие версии были опубликованы, когда, кто были авторами и, при необходимости, были ли явно отмечены различия версий. Однако он, возможно, не сможет определить, читает ли он самую последнюю, самую актуальную версию документа.
Концепции управления версиями
- Индивидуальный file состояния могут быть заархивированы таким образом, что самая последняя версия file всегда доступен, но при необходимости можно также получить доступ к более ранним версиям, действуя как своего рода модификация резервной записи, чтобы можно было определить, кто какие изменения внес в файл. file.
- Координация доступа к file и определение любых прав на чтение, запись и удаление, которые могут быть применимы.
- Некоторые системы дополнительно предоставляют пользователям возможность показывать или скрывать fileв соответствии с заранее определенными правами.