Πώς να χειριστείτε ενημερώσεις και αναθεωρήσεις στα εγχειρίδια χρήστη
ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ
Προκειμένου να διατηρείται το περιεχόμενο των εγχειριδίων χρήστη σωστό και ενημερωμένο για τους χρήστες, είναι σημαντικό να χειρίζεστε αλλαγές και τροποποιήσεις. Κατά τη διαχείριση ενημερώσεων και τροποποιήσεων, θα πρέπει να κάνετε τις ακόλουθες ακριβείς ενέργειες:
- Δημιουργήστε μια πολιτική για αναθεωρήσεις:
Καθιερώστε μια σαφή και ενιαία προσέγγιση για το πότε και πώς θα παραχθούν ενημερώσεις και τροποποιήσεις στο εγχειρίδιο χρήστη. Τα κριτήρια για την αξιολόγηση πότε απαιτούνται ενημερώσεις και η διαδικασία για την πραγματοποίηση προσαρμογών θα πρέπει να περιγράφονται στην παρούσα πολιτική. - Διεξαγωγή αξιολογήσεων ρουτίνας:
Προγραμματίστε συχνές αξιολογήσεις των εγχειριδίων χρήστη σας για να μάθετε τι χρειάζεται ενημέρωση ή αλλαγή. Αυτό μπορεί να γίνει ετησίως ή όποτε το προϊόν ή η υπηρεσία που τεκμηριώνεται έχει υποστεί ουσιαστική αλλαγή. Σκεφτείτε να συμπεριλάβετε τεχνικούς συγγραφείς, εμπειρογνώμονες σε θέματα και άλλους σημαντικούς ενδιαφερόμενους φορείς στο review διαδικασία. - Λήψη σχολίων:
Αναζητήστε ενεργά τα σχόλια των χρηστών, της ομάδας υποστήριξης πελατών και άλλων πηγών για να εντοπίσετε μη αυτόματες ενότητες που ενδέχεται να απαιτούν επεξεργασία, επέκταση ή αναθεώρηση. Οι απόψεις των χρηστών ενδέχεται να προσφέρουν σημαντικές πληροφορίες για μέρη όπου η παρούσα έκδοση μπορεί να είναι ασαφής ή ελλιπής. - Τροποποιήσεις εγγράφου:
Κρατήστε ένα λεπτομερές αρχείο για κάθε τροποποίηση που έγινε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ενημέρωσης και αναθεώρησης. Οι συγκεκριμένες αλλαγές, προσθήκες και αφαιρέσεις που έγιναν θα πρέπει να περιγράφονται σε αυτήν την τεκμηρίωση, μαζί με τις αιτιολογήσεις για κάθε προσαρμογή. Αυτό θα χρησιμεύσει ως αναφορά για επερχόμενες βελτιώσεις και θα βοηθήσει στη διατήρηση μιας διαφανούς διαδρομής ελέγχου. - Διαχείριση έκδοσης:
Σε κάθε επανάληψη του εγχειριδίου χρήσης θα πρέπει να δίνεται ένας ειδικός αριθμός έκδοσης ή κωδικός. Αυτό διασφαλίζει ότι οι χρήστες μπορούν να αναγνωρίσουν την έκδοση που έχουν με ευκολία και επιτρέπει τη σαφή επικοινωνία όταν αναφέρονται σε συγκεκριμένες εκδόσεις. - Χρησιμοποιήστε τις αλλαγές σήμανσης και παρακολούθησης:
Χρησιμοποιήστε τις αλλαγές κομματιού ή τα εργαλεία σήμανσης στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να επισημάνετε τις αλλαγές που κάνατε καθώς τις πραγματοποιείτε. Αυτό προάγει τη διαφάνεια σε όλη τη διαδικασία αναθεώρησης και διευκολύνει τους συντάκτες και τους εκδότηviewνα εντοπίσουμε αλλαγές. - Διατηρήστε ένα ενημερωμένο ιστορικό αναθεωρήσεων:
Παρέχετε στους χρήστες μια περίληψη των αλλαγών που έγιναν σε κάθε έκδοση, συμπεριλαμβάνοντας μια ενότητα για το ιστορικό αναθεωρήσεων στο εγχειρίδιο χρήστη. Συμπεριλάβετε μια λίστα με τις ενημερώσεις ή τις αναθεωρήσεις, τον αριθμό ή τον κωδικό έκδοσης και την ημερομηνία κυκλοφορίας. - Παραπομπές και ενημερωμένος πίνακας περιεχομένων:
Ελέγξτε το ευρετήριο, τον πίνακα περιεχομένων και τυχόν παραπομπές στο εγχειρίδιο για να βεβαιωθείτε ότι αντιπροσωπεύουν με ακρίβεια το αναθεωρημένο υλικό. Για συνέπεια, ενημερώστε τις αναφορές και τους αριθμούς σελίδων όπως απαιτείται. - Ενημερώστε τους χρήστες για ενημερώσεις:
Οποιεσδήποτε προσαρμογές ή αναθεωρήσεις πρέπει να είναι σαφείς στους χρήστες. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω webανακοινώσεις ιστότοπου, ειδοποιήσεις μέσω email ή άλλα κανάλια που χρησιμοποιούν συχνά οι χρήστες σας. Περιγράψτε πώς μπορείτε να αποκτήσετε την πιο πρόσφατη έκδοση και αναφέρετε τυχόν σημαντικές ενημερώσεις ή αλλαγές που έχουν γίνει. - Αρχείο προηγούμενων εκδόσεων:
Θα πρέπει να διατηρείται ένα φυσικό ή ψηφιακό αρχείο προηγούμενων επαναλήψεων του εγχειριδίου χρήστη. Αυτό εγγυάται μια λεπτομερή ιστορική καταγραφή της εξέλιξης του εγγράφου και σας δίνει τη δυνατότητα να ανατρέξετε σε προηγούμενες εκδόσεις εάν είναι απαραίτητο.
ΧΕΙΡΙΣΤΕΙΤΕ ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΣΤΑ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΑ ΧΡΗΣΤΗ
Για να διασφαλιστεί ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε σωστές και τρέχουσες πληροφορίες, οι οδηγοί χρήστη πρέπει να χειρίζονται αλλαγές και αναθεωρήσεις. Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις αλλαγές και τις τροποποιήσεις στα εγχειρίδια χρήστη, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές:
- Αναλυτική τεκμηρίωση:
Διατηρήστε ένα λεπτομερές αρχείο των προσαρμογών που έγιναν για κάθε ενημέρωση ή αναθεώρηση. Παρακολουθήστε τις συγκεκριμένες αλλαγές, προσθήκες και διαγραφές που κάνατε στο εγχειρίδιο. Αυτή η τεκμηρίωση θα χρησιμοποιηθεί ως οδηγός για επερχόμενες αναβαθμίσεις και για να εξηγήσει τις αλλαγές στους χρήστες. - Ιστορικό αναθεωρήσεων:
Προσθέστε μια ενότητα για το ιστορικό αναθεωρήσεων στην αρχή ή στο τέλος του εγχειριδίου. Αναφέρετε τον αριθμό ή τον κωδικό έκδοσης κάθε έκδοσης, την ημερομηνία κυκλοφορίας και μια σύντομη περίληψη των αλλαγών που έγιναν σε αυτήν. Οι χρήστες μπορούν να ελέγξουν τι έχει ενημερωθεί και να καθορίσουν ποια έκδοση έχουν χάρη σε αυτό. - Τελευταία ενημέρωση στις:
Στο εξώφυλλο ή στην αρχή του εγχειριδίου, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει ευκρινώς την ημερομηνία της πιο πρόσφατης ενημέρωσης. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους πελάτες να βεβαιωθούν εάν εκτελούν την πιο πρόσφατη έκδοση ή εάν απαιτείται γρήγορη αναβάθμιση. - Απλές οδηγίες ενημέρωσης:
Δώστε ακριβείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο λήψης της πιο πρόσφατης έκδοσης ενός εγχειριδίου χρήστη, εάν χρειάζεται να ενημερωθεί. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την κατεύθυνση των χρηστών προς την κατεύθυνση ενός συγκεκριμένου webτοποθεσία, διεύθυνση email ή στοιχεία επικοινωνίας εξυπηρέτησης πελατών. - Αριθμοί σελίδων και παραπομπές:
Οι παραπομπές στο εγχειρίδιο θα πρέπει να ελέγχονται μετά από τροποποιήσεις για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθούν να ισχύουν. Ενημερώστε τον πίνακα περιεχομένων, το ευρετήριο και τυχόν άλλες σχετικές αναφορές, εάν υπάρχουν αλλαγές που έχουν αντίκτυπο στην αρίθμηση της σελίδας. - Χρήση σήμανσης ή παρακολούθησης αλλαγών:
Όταν πολλά άτομα εργάζονται σε μια αναθεώρηση, οι αλλαγές διαδρομής του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου ή τα εργαλεία σήμανσης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση των αλλαγών. Αυτό το καθιστά απλό για συντάκτες και ρεviewνα βρείτε και να εξετάσετε τυχόν τροποποιήσεις που έχουν γίνει στο έγγραφο. - Χρήστης Reviews:
Ενθαρρύνετε τους χρήστες να σχολιάσουν το περιεχόμενο, την αναγνωσιμότητα και τυχόν προβλήματα που βλέπουν στο εγχειρίδιο. Οι απόψεις χρηστών μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό περιοχών που θέλουν βελτίωση και για την καθοδήγηση μελλοντικών ενημερώσεων. - Ενημέρωση χρηστών για νέο περιεχόμενο:
Εξετάστε το ενδεχόμενο αποστολής μιας ειδοποίησης σε χρήστες που έχουν ήδη κατεβάσει ή λάβει το εγχειρίδιο κάθε φορά που γίνεται μια ουσιαστική ενημέρωση ή αναθεώρηση. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στέλνοντας ένα email, ενημερωτικό δελτίο ή webειδοποίηση τοποθεσίας.
ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Εφαρμόστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που παρακολουθεί τη διανομή, ρεview, και άλλα stagτης διάρκειας ζωής του εγχειριδίου χρήσης. Αυτό βοηθά στη διατήρηση μιας συνεπούς και οργανωμένης προσέγγισης στις ενημερώσεις και εγγυάται ότι η σωστή έκδοση είναι προσβάσιμη στα σωστά άτομα.
Διαχείριση έκδοσης:
Για κάθε νέα έκδοση ενός εγχειριδίου χρήστη, δώστε του έναν ειδικό αριθμό έκδοσης ή κωδικό. Αυτό διευκολύνει την παρακολούθηση των αλλαγών με την πάροδο του χρόνου και διασφαλίζει ότι οι αναφορές σε συγκεκριμένες εκδόσεις είναι σαφείς.
Εργασίες στη διαχείριση εκδόσεων:
- Απαισιόδοξος έλεγχος έκδοσης, που μερικές φορές αναφέρεται ως Κλείδωμα Τροποποίηση πρόσβασης σε α file περιορίζεται εάν άλλος υπάλληλος εργάζεται ήδη σε αυτό. Αυτό είναι γνωστό ως γραπτό ή αποκλειστικό check-out. Αυτό καταργεί την απαίτηση συνδυασμού πολλαπλών ενημερώσεων. Πολλοί χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν fileΤαυτόχρονα με τη διαχείριση της αισιόδοξης έκδοσης, γνωστή και ως συγχώνευση τροποποίησης αντιγραφής, ωστόσο, οι αλλαγές πρέπει να συγχωνεύονται χειροκίνητα ή αυτόματα.
- Τα μοντέλα διεργασιών που ασχολούνται με έγγραφα, όπως το V-Modell XT ή το Hermes, χρησιμοποιούν επίσης ευρετήρια αλλαγών για να παρέχουν στους αναγνώστες εγγράφων ένα ιστορικό εκδόσεων σε πίνακα. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στον αναγνώστη να διακρίνει πράγματα όπως ποιες εκδόσεις δημοσιεύτηκαν πότε, ποιοι ήταν οι συγγραφείς και, εάν είναι απαραίτητο, αν σημειώθηκαν ρητά οι διαφορές στις εκδόσεις. Ωστόσο, ενδέχεται να μην είναι σε θέση να προσδιορίσει εάν διαβάζει την πιο πρόσφατη, πιο ενημερωμένη έκδοση του εγγράφου.
Έννοιες στη διαχείριση εκδόσεων
- Ατομο file οι καταστάσεις μπορούν να αρχειοθετηθούν έτσι ώστε η πιο πρόσφατη έκδοση του a file είναι πάντα προσβάσιμη, αλλά μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε παλαιότερες εκδόσεις εάν είναι απαραίτητο, λειτουργώντας ως ένα είδος τροποποίησης της εγγραφής αντιγράφων ασφαλείας, έτσι ώστε να είναι δυνατός ο εντοπισμός του ποιος έκανε ποιες αλλαγές σε ένα file.
- Συντονιστική πρόσβαση σε α file και ορίζοντας τυχόν δικαιώματα ανάγνωσης, εγγραφής και διαγραφής που μπορεί να ισχύουν.
- Ορισμένα συστήματα δίνουν επιπλέον στους χρήστες την επιλογή εμφάνισης ή απόκρυψης files σύμφωνα με προκαθορισμένα δικαιώματα.