Cómo manejar actualizaciones y revisiones en manuales de usuario
ACTUALIZACIONES Y REVISIONES
Para mantener el contenido de los manuales de usuario correcto y actualizado para los usuarios, es crucial manejar los cambios y modificaciones. Al administrar actualizaciones y modificaciones, debe tomar las siguientes acciones precisas:
- Crear una Política para Revisiones:
Establezca un enfoque claro y uniforme sobre cuándo y cómo se producirán las actualizaciones y modificaciones del manual del usuario. Los criterios para evaluar cuándo se requieren actualizaciones y el procedimiento para realizar ajustes deben describirse en esta política. - Realizar evaluaciones de rutina:
Planifique evaluaciones frecuentes de sus manuales de usuario para averiguar qué necesita actualizarse o cambiarse. Esto se puede hacer anualmente o cada vez que el producto o servicio que se está documentando experimentó un cambio sustancial. Piense en incluir escritores técnicos, expertos en la materia y otras partes interesadas importantes en la review procedimiento. - Obtención de retroalimentación:
Busque activamente los comentarios de los usuarios, del equipo de atención al cliente y de otras fuentes para identificar las secciones del manual que podrían requerir elaboración, expansión o revisión. Las opiniones de los usuarios pueden ofrecer información importante sobre lugares donde la versión actual podría ser poco clara o deficiente. - Enmiendas al documento:
Mantenga un registro completo de cada modificación realizada a lo largo del proceso de actualización y revisión. Los cambios, adiciones y eliminaciones particulares realizados deben describirse en esta documentación, junto con las justificaciones de cada ajuste. Esto servirá como referencia para las próximas mejoras y ayudará a mantener un registro de auditoría transparente. - Gestión de versiones:
Cada iteración del manual del usuario debe recibir un número o código de versión especial. Esto asegura que los usuarios puedan reconocer la versión que tienen con facilidad y permite una comunicación clara cuando se refieren a versiones particulares. - Utilice las marcas y los cambios del monitor:
Use el control de cambios o las herramientas de marcado en su programa de procesamiento de texto para resaltar los cambios que ha realizado a medida que los realiza. Esto promueve la transparencia en todo el proceso de revisión y facilita que los editores y reviewers para detectar cambios. - Mantenga un historial de revisiones actualizado:
Proporcione a los usuarios un resumen de los cambios realizados en cada versión al incluir una sección sobre el historial de revisiones en el manual del usuario. Incluya una lista de las actualizaciones o revisiones, el número o código de la versión y la fecha de lanzamiento. - Referencias cruzadas y el índice actualizado:
Verifique el índice, la tabla de contenido y cualquier referencia cruzada en el manual para asegurarse de que representen con precisión el material revisado. Para mantener la coherencia, actualice las referencias de página y los números según sea necesario. - Informar a los usuarios de las actualizaciones:
Cualquier ajuste o revisión debe quedar claro para los usuarios. Esto se puede hacer a través de webanuncios del sitio, notificaciones por correo electrónico u otros canales que sus usuarios utilizan con frecuencia. Describa cómo obtener la versión más reciente y enumere las actualizaciones o cambios significativos que se hayan realizado. - Archivo de versiones anteriores:
Se debe mantener un archivo físico o digital de iteraciones pasadas del manual del usuario. Esto garantiza un registro histórico completo de la evolución del documento y le permite consultar versiones anteriores si es necesario.
MANEJAR ACTUALIZACIONES Y REVISIONES EN MANUALES DE USUARIO
Para garantizar que los usuarios tengan acceso a información correcta y actualizada, las guías de usuario deben manejar cambios y revisiones. Para gestionar de manera eficiente los cambios y modificaciones en los manuales de usuario, siga estos consejos:
- Documentación detallada:
Mantenga un registro completo de los ajustes realizados para cada actualización o revisión. Lleve un registro de los cambios, adiciones y eliminaciones particulares que haya realizado en el manual. Esta documentación se utilizará como guía para las próximas actualizaciones y para explicar los cambios a los usuarios. - Historial de revisiones:
Agregue una sección sobre el historial de revisiones al principio o al final del manual. Enumere el número o código de versión de cada revisión, la fecha de publicación y un breve resumen de los cambios realizados en ella. Los usuarios pueden comprobar qué se ha actualizado y determinar qué versión tienen gracias a esto. - Última actualización el:
En la portada o al comienzo del manual, asegúrese de incluir en un lugar destacado la fecha de la actualización más reciente. Esto permite a los clientes determinar si están ejecutando la versión más reciente o si es necesaria una actualización rápidamente. - Instrucciones simples de actualización:
Proporcione instrucciones precisas sobre cómo obtener la edición más reciente de un manual del usuario si es necesario actualizar uno. Esto puede implicar señalar a los usuarios en la dirección de un determinado websitio, dirección de correo electrónico o detalles de contacto de servicio al cliente. - Números de página y referencias cruzadas:
Las referencias cruzadas en el manual deben verificarse después de las modificaciones para asegurarse de que aún se aplican. Actualice la tabla de contenido, el índice y cualquier otra referencia pertinente si hay algún cambio que tenga un impacto en la numeración de páginas. - Usar marcado o seguimiento de cambios:
Cuando varias personas están trabajando en una revisión, se pueden usar las herramientas de control de cambios o marcado del software de procesamiento de textos para realizar un seguimiento de los cambios. Esto hace que sea sencillo para los editores y reviewusuarios para buscar y examinar cualquier modificación que se haya realizado en el documento. - Usuario Reviews:
Anime a los usuarios a comentar sobre el contenido, la legibilidad y cualquier problema que vean en el manual. Las opiniones de los usuarios se pueden utilizar para identificar áreas que necesitan mejoras y para guiar futuras actualizaciones. - Actualice a los usuarios sobre el nuevo contenido:
Considere enviar una notificación a los usuarios que ya han descargado o recibido el manual cada vez que se realice una actualización o revisión sustancial. Puede hacerlo enviando un correo electrónico, boletín informativo o webnotificación del sitio.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Implementar un sistema de gestión de documentos que realice un seguimiento de la distribución, review, y otrostages de la vida útil del manual del usuario. Esto ayuda a mantener un enfoque coherente y organizado de las actualizaciones y garantiza que las personas adecuadas puedan acceder a la versión correcta.
Gestión de versiones:
Para cada nueva versión de un manual del usuario, asígnele un número o código de versión especial. Esto facilita el seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo y garantiza que las referencias a versiones particulares sean claras.
Tareas en la gestión de versiones:
- Control de versión pesimista, a veces denominado Bloquear modificar el acceso a un file está restringida si otro empleado ya está trabajando en ella. Esto se conoce como escritura o check-out exclusivo. Esto elimina el requisito de combinar múltiples actualizaciones. Múltiples usuarios pueden editar files simultáneamente con la gestión optimista de versiones, también conocida como fusión de modificación de copia, sin embargo, los cambios deben fusionarse de forma manual o automática.
- Los modelos de procesos que se ocupan de documentos, como V-Modell XT o Hermes, también utilizan índices de cambios para ofrecer a los lectores de documentos un historial de versiones tabulado. Esto le permite al lector distinguir cosas como qué versiones se publicaron, cuándo, quiénes fueron los escritores y, si es necesario, si se señalaron expresamente las diferencias de versión. Sin embargo, es posible que no pueda identificar si está leyendo la versión más reciente y actualizada del documento.
Conceptos en la gestión de versiones
- Individual file los estados se pueden archivar de modo que la versión más reciente de un file siempre está accesible, pero también se puede acceder a versiones anteriores si es necesario, actuando como una especie de modificación de grabación de respaldo para que sea posible identificar quién realizó qué cambios en un file.
- Coordinar el acceso a un file y definir cualquier derecho de lectura, escritura y eliminación que pueda ser aplicable.
- Además, algunos sistemas dan a los usuarios la opción de mostrar u ocultar files de conformidad con los derechos predeterminados.