A guía definitiva para
Migrando a SharePoint
En liña e presencial
ESCRITO POR | Richard Harbridge e Kanwal Khipple

Migrando a Sharepoint Online e On Prem

LIBRO BRANCO
Encantarache a forma en que traballamos. Xuntos.™

A guía definitiva para migrar a SharePoint Online e SharePoint 2019

ENCANTARÁ A FORMA DE TRABALLAR.
XUNTOS.

INTRODUCIÓN

Con Microsoft 365 e SharePoint Online, Microsoft ofrece unha plataforma moderna que permite ás organizacións crear o seu propio lugar de traballo dixital personalizado. As aplicacións e o rico conxunto de funcións que ofrece Microsoft 365 pódense aproveitar xuntos para crear un ambiente adaptado ás necesidades e requisitos das organizacións, ás súas entidades corporativas e ao seu persoal.
Como moitas funcións novas e interesantes non están dispoñibles con versións antigas de SharePoint, moitas organizacións están pensando en migrar desde o seu antigo ambiente a Microsoft 365 e SharePoint Online. Os que queiran ou necesiten aloxar SharePoint no seu propio contorno aloxado poden migrar a SharePoint 2019.
Independentemente do ambiente de destino designado, migrar un ambiente existente nunca é un esforzo sinxelo e require moita planificación e preparación. Baseándonos na longa experiencia do noso persoal coas migracións de SharePoint para varias organizacións, sabemos que unha planificación exhaustiva e exhaustiva é un paso crucial para o éxito.
Este documento branco ofrece orientación e prácticas recomendadas sobre as migracións de versións anteriores de SharePoint a Microsoft 365 e SharePoint Online e SharePoint 2019.

IMPULSORES EMPRESARIAIS PARA A MIGRACIÓN

Todos se actualizan eventualmente (ou se afastan da plataforma), polo que pensamos que sempre é bo falar de por que as empresas están acelerando as súas actualizacións ou de onde (en termos de carga de traballo) están considerando unha actualización/migración "precoz" para SharePoint.
Entón, por que a xente actualiza ou migra? Paga a pena notar que hai presións internas e externas sobre a TI para actualizar a súa tecnoloxía.

Presión interna:

• Internally we are always in a cycle of doing more with less. Often, upgrades provide many ways to do things in an optimized or more efficient manner, supporting the increasing demand placed on IT.
• Manter versións antigas de tecnoloxía como SharePoint local pode ser un reto. Atopar persoas que teñan experiencia ou coñezan, por exemplo, SharePoint 2007/2010/2013/2016 (e queiran traballar con ela) é moi difícil agora. Isto é difícil porque daquela había menos expertos en SharePoint, pero principalmente porque profesionais experimentados e cualificados queren traballar coas versións máis recentes.
• A miúdo, as actualizacións (especialmente as de SharePoint) ofrecen un maior soporte para estándares ou tecnoloxías máis novas. No caso de SharePoint, a compatibilidade mellorada do navegador, a compatibilidade con dispositivos móbiles e a integración de Windows/Office poden soportar actualizacións relacionadas ou as necesidades crecentes derivadas das novas tecnoloxías no lugar de traballo.
• Os empregados están a usar moderno web tecnoloxías nas súas vidas privadas e, a medida que estas tecnoloxías evolucionan, os empregados esperan que a organización siga o ritmo das novas tecnoloxías.

Presión externa:

• In the consumer marketplace, we have many options and increasing expectations for technology, user experience, and ease of use. This puts considerable pressure on IT to be more responsive and accelerate upgrade cycles internally (to ensure competitive offerings and usability). This is especially made evident when leaders within organizations go around IT and buy into SaaS (Software as a Service) or alternative technologies that may or may not be initially sanctioned by enterprise IT.
• Os móbiles, as tabletas e a presión para a compatibilidade con dispositivos remotos dependen principalmente da maior comodidade e confianza destas ferramentas no mundo do consumidor. Nos contornos BYOD (Bring Your Own Device), TI aumentou a presión para ofrecer soporte e opcións para dispositivos que históricamente non foron compatibles nin considerados.
• A forma en que todos traballamos hoxe cambiou drasticamente nos últimos anos. Incluso as organizacións que rexeitaron a demanda de traballadores móbiles no pasado recente están cambiando o seu negocio para incorporar traballadores móbiles. Algunhas organizacións incluso deixaron as súas oficinas en favor de oficinas móbiles ou oportunidades de oficinas na casa. Estes cambios requiren que unha intranet corporativa poida soportar esta nova forma de traballar pouco convencional.

2.1. Mellores experiencias de usuario
Aínda que as versións antigas de SharePoint fornecen a cantidade adecuada de funcionalidades para cumprir os requisitos, debemos ter en conta que a súa interface de usuario foi deseñada hai moitos anos. A evolución das interfaces de usuario é un proceso en rápida evolución. A maioría de nós utilizamos varias plataformas de Internet para varios propósitos (como Facebook, Twitter, LinkedIn, por citar algúns). Os provedores destas plataformas están a traballar ansiosamente para manter actualizadas as súas interfaces de usuario ou incluso integrar elementos modernos da IU. Como usuarios desas plataformas de internet, todos estamos afeitos ás interfaces de usuario modernas e á súa forma de proporcionar funcionalidades de forma eficiente e centrada no usuario. Se unha organización continúa utilizando unha versión antiga de SharePoint, terá problemas coa adopción do usuario, a eficiencia e a falta de funcionalidades. O que funcionou moi ben cando se lanzou a intranet corporativa carece de funcionalidade e eficiencia hoxe en día.
En canto á experiencia do usuario, hai principalmente dous motivos polos que as organizacións deberían pensar na migración a Microsoft 365 ou SharePoint 2019:

• Adopción/satisfacción do usuario: Os empregados dunha organización están utilizando unha intranet corporativa para xestionar o seu negocio diario. Para eles, unha intranet corporativa é máis como unha ferramenta, e esta ferramenta debería ser fácil e intuitiva de usar. Debería proporcionar unha interface de usuario similar á que proporcionan a maioría das plataformas de Internet mencionadas anteriormente. Noutras palabras: esta ferramenta debería adoptar a interface de usuario amplamente recoñecida hoxe en día porque calquera variación significativa na interface de usuario causará custos adicionais e pode levar a frustración, en casos extremos, incluso á emigración de empregados cualificados.
• Funcionalidade/eficiencia: se unha organización ofrece unha intranet corporativa como ferramenta para todos os seus empregados, esta ferramenta debería estar actualizada para darlle o mellor apoio aos empregados. Podes pensar que non importa se cargar un documento leva tres clics nun entorno moderno en comparación con 5 clics no entorno existente. Pero precisamente estes dous clics marcan a diferenza entre a vella escola e a eficiencia. Noutras palabras: estes dous clics limitados mellorarán drasticamente a usabilidade e a adopción dos usuarios.

2.2. Mellor soporte para procesos de negocio
Unha intranet corporativa xa non é unha ferramenta autónoma que se usa xunto con outros sistemas. Hoxe, as intranets corporativas son máis un lugar de traballo dixital para todos os empregados, e este lugar de traballo dixital tamén debe incluír ou apoiar os procesos comerciais. Por exampLe, a xestión do paradoiro ou as solicitudes de vacacións dos empregados non se deben implementar a un sistema externo dentro da rede da organización. A idea fundamental dun lugar de traballo dixital moderno é integrar os procesos comerciais no traballo diario dos empregados da forma máis fluida posible para evitar cambios de contexto que distraigan.
As versións anteriores de SharePoint proporcionaron algún soporte para a integración de procesos empresariais. En comparación coas opcións que ofrecen Microsoft 365 ou SharePoint 2019, o soporte de procesos comerciais das versións antigas parece pequeno. Usemos Power Automate como example. Con Power Automate, pode conectar facilmente Microsoft 365 e SharePoint a un sistema externo para intercambiar datos. Con versións máis antigas de SharePoint, isto era moito máis difícil de conseguir. Necesitaría utilizar BCS (Servizos de conectividade empresarial) para configurar conexións externas que só proporcionan unha funcionalidade limitada.
Para unha organización, o ROI (Return of Invest) é un factor vital. Supoñamos que as organizacións queren lanzar a súa versión dun lugar de traballo dixital personalizado para apoiar mellor aos seus empregados. Nese caso, debe escollerse unha plataforma que ofreza o mellor soporte para integrar os procesos comerciais da forma máis fluida posible, e aquí, plataformas modernas como SharePoint 2019 ou Microsoft 365 xogan a súa vantaxe.tages.

2.3. Mellor apoio á colaboración
Antigamente, os empregados, máis ou menos, traballaban por conta propia para acadar un obxectivo ou fito específico. Hoxe sabemos, que este estilo de traballo non proporcionaba a mellor eficiencia e non fomentou a solidariedade (us-sentimento) dentro dunha organización. O traballo en equipo demostrou ser máis eficiente, aínda que os empregados traballen en diferentes lugares dentro de diferentes fusos horarios. Un lugar de traballo dixital moderno debe apoiar os equipos e o traballo en equipo, e como o traballo en equipo é un estilo de traballo moi flexible e áxil, un lugar de traballo dixital moderno tamén debe ser flexible. Se as organizacións seguen utilizando plataformas antigas que apenas admiten o traballo en equipo flexible, desperdicianse opcións para mellorar a eficiencia, reducir custos e mellorar a satisfacción dos usuarios.
Áreas de colaboración que se adaptan perfectamente ás necesidades dos equipos están a aforrar custos mellorando a eficiencia. Hai algúns custos implicados á hora de planificar e crear este tipo de área de colaboración a medida, pero o ROI será recoñecible nun curto período de tempo. As versións antigas de SharePoint están moi por detrás do potencial que ofrece Microsoft 365, que é outro motivo que fai que as organizacións pensen na migración.

2.4. Mellor soporte para dispositivos móbiles
Se hai unha área da tecnoloxía que evolucionou máis rapidamente, esa serían os dispositivos móbiles. Hoxe en día, hai moitos máis dispositivos móbiles en uso como ordenadores de escritorio instalados nas oficinas. Moitos de nós mesmo estamos usando varios dispositivos móbiles. O fin desta tendencia non está á vista. Pola contra, os dispositivos móbiles serán pronto máis potentes que a maioría dos ordenadores de escritorio actuais. Os fabricantes de hardware incluso están pensando en teléfonos intelixentes o suficientemente potentes como para ser usados ​​como ordenadores de escritorio para o traballo de oficina.
The number of mobile workers is increasing steadily from year to year, and being able to access a corporate intranet with mobile devices without any restrictions or limitations has become a must-have. Older versions of SharePoint provide some mobile support, and from a technical perspective, this mobile support could be enhanced. Still, in most cases, there is hardly any justification for the costs involved. Often, it is much more cost-efficient to migrate to Microsoft 365 or SharePoint 2019 to benefit from the tremendous mobile support offered by those two platforms out-of-the-box.

2.5. Reducir os custos de mantemento de hardware
As versións anteriores de SharePoint debían instalarse en servidores dedicados, que se agrupaban en granxas de servidores. Eses servidores necesitan moito mantemento para mantelos funcionando. Estaban consumindo moita enerxía, requirindo esforzos perpetuos para xestionar as copias de seguridade. Isto non cambiará ao migrar a SharePoint 2019, pero as organizacións reducirán drasticamente os seus custos de mantemento de hardware ao migrar a Microsoft 365.

2.6. Mellorando a seguridade
Moitas organizacións pensan que os seus datos e documentos están máis seguros no seu contorno coma se estivesen gardados na nube. En realidade, o contrario é certo. Microsoft está a investir moito diñeiro e persoal para protexer o seu ambiente na nube e os datos e documentos dos seus clientes. Case ningunha organización pode gastar un esforzo e recursos comparables en protexer o seu ambiente local. eCloud-hosting é o negocio principal de Microsoft (Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Azure) e é o interese vital de Microsoft manter o seu entorno o máis seguro posible. En comparación cos primeiros anos de hospedaxe na nube, hoxe en día, os datos e os documentos gardados en Microsoft 365 son moito máis seguros que na maioría dos contornos locais (se non todos).

CONSIDERACIONES CLAVE SOBRE MIGRACIÓN

Unha vez que se faga a planificación e os plans foron verificados varias veces, a súa organización procederá coas actividades de migración e a execución da migración. Migrar contido dun ambiente a outro non é tan sinxelo coma migrar files dun cartafol a outro. Cando planeamos migrar datos nun ambiente profesional, debemos pensar na mellor forma de migrar os datos coa menor interrupción da empresa. A seguinte sección deste documento ofrece unha sobreview das consideracións migratorias máis comúns.

3.1. Preguntas clave sobre a migración para facer a primeira e con frecuencia
Cando planifiques a túa migración, intentarás responder preguntas clave. O que segue son algunhas das preguntas de alto nivel que debes ter en conta (e por que a migración pode ser máis complicada do que se percibía inicialmente).

• A súa migración requirirá reorganización ou optimización da información?
  o Unha migración técnica adoita ser máis fácil de medir, xestionar e controlar os custos.
  Non obstante, a interacción empresarial, a aprobación e o compromiso necesarios ao optimizar e reestruturar o traballo moitas veces poden levar a un alcance complexo e a orzamentos difíciles de xestionar.
• Podes separar o traballo que se centra en reorganización/optimización do traballo técnico?
  o Cando será a túa próxima actualización/migración? No futuro, aínda será necesaria unha optimización adicional, mesmo cando estean en Microsoft 365. A maioría das organizacións planean este custo continuo como unha especie de imposto sobre o coñecemento que a organización paga cada poucos anos para sacar o máximo proveito da súa propiedade intelectual que creceu ao longo do período. organización. Para facelo máis navegable, máis atopable e máis aplicable.
• Cal é o volume de contido que hai que migrar?
  o Isto require comprender os documentos e as listas, bibliotecas, estruturas, solucións, etc. Sabes que contido existe na túa organización?
• Que tipos de contido se almacenan no seu sistema actual?
• Onde e como se almacena o contido?
• Como se engade o contido ao teu sistema actualmente?
  o Coidado coa integración de dixitalización e captura, xa que é unha complexidade típica que moitas veces se perde.
• O teu enfoque actual utiliza moitos cartafoles en lugar de metadatos?
• Que plana é a estrutura hoxe en día (para a capacidade de reorganizar e optimizar as coleccións de coñecemento de forma sensible)?
  o En Microsoft 365, cando as organizacións pasan de Clásico a Moderno, require aplanar moitas estruturas de sitios desde as aniñadas de subsitio ata coleccións de sitios propias. Estes complementan os sitios concentradores como unha forma de organización, máis flexibilidade, capacidades de suite como os equipos de Microsoft e moito máis.
• Como se xestiona e xestiona a seguridade na actualidade?
  o A medida que avanza, sempre é mellor usar os grupos de AD sobre os grupos de SharePoint.
  Isto é aínda máis pronunciado en Microsoft 365, onde os grupos de Azure/Microsoft 365 pódense usar para a adhesión consistente en todos os servizos e mellorarse con configuracións como permisos dinámicos que se aplican automaticamente en función dos atributos de AD, etc.
• Como se xestionan os usuarios externos e como acceden hoxe aos recursos/contidos?
• Que políticas de retención ten en marcha, se as hai? Poderase deixar atrás ou eliminar algún contido? Como migrará estas políticas e garantirá a coherencia entre os dous ambientes sobre como se xestionan os rexistros e a retención? Sabes como tes e como xestionarás os ciclos de vida dos contidos?
• Sabes con que frecuencia se usan hoxe documentos referenciais, compostos ou vinculados externamente?
  o Por example, cando tes unha ligazón a outro documento de Excel, isto pode requirir un procesamento adicional ou unha corrección manual posterior á migración para que o libro de traballo funcione segundo o desexa.

3.2. Enfoques migratorios
Cando se pensa nos enfoques migratorios, adoitan ocorrer primeiro dous enfoques.
Aínda que os seguintes enfoques son os máis utilizados, non hai nin un nin outro.
O enfoque de migración que é mellor para unha organización específica depende de moitos factores, como a cantidade de datos, a estrutura interna ou o estilo de traballo. Non é raro que as organizacións utilicen o mellor dos dous mundos e establezan un enfoque migratorio baseado nas ideas fundamentais dos dous primeiros dos seguintes enfoques.

Enfoque todo á vez
Este enfoque tamén se denomina a miúdo "enfoque do Big Bang". Isto significa que a migración realízase nun só paso. Como example, un venres pola tarde, o sistema existente pasa ao modo de só lectura para todos os empregados. A migración e a verificación realízanse durante a fin de semana, e o luns pola mañá todos os empregados poden continuar co seu traballo co novo sistema. Este é un enfoque axeitado para organizacións máis pequenas con menores cantidades de datos a migrar.
Como regra xeral, podemos supoñer que uns 5 GB/h pódense migrar a SharePoint Online (dependendo do rendemento real de Internet). Este estimado hourla taxa de transferencia é o factor limitante para este tipo de enfoque migratorio. Aínda que existen técnicas para mellorar a velocidade de migración, a miúdo pode ser un desafío excepcional superar as limitacións de limitación de Microsoft 365, especialmente se o inquilino de destino ao que está a migrar xa está en uso.

Aproximación por fases
En contraste co enfoque anterior, o enfoque por fases é a migración dunha entidade corporativa tras outra. Como example: primeiro, o departamento de RRHH é migrado á nova plataforma. Despois de que o departamento de RRHH se migrase con éxito, o departamento de Marketing é migrado, e así por diante. O obxectivo aquí é dividir o contido en coleccións ou lotes que migran nunha orde por fases planificada previamente. Este enfoque resulta útil cando a cantidade é demasiado grande para o enfoque All-At-Once e se o sistema antigo e o novo deben usarse en paralelo durante un tempo. En comparación co enfoque de todo á vez, este enfoque require unha planificación máis extensa, especialmente se hai dependencias que hai que ter en conta.

Migración incremental ou delta
A miúdo úsase unha migración delta ou incremental independentemente do enfoque de migración. Isto tamén é extremadamente importante cando a cantidade de datos a migrar é demasiada e se verifica durante o horario normal fóra do traballo. En esencia, os usuarios seguen traballando co sistema antigo mentres aínda se verifica o contido migrado anteriormente. Despois de migrar e verificar a primeira colección de contido, só hai que migrar o delta (é dicir: o contido creado ou modificado mentres se verificou a primeira colección de contido) nun segundo paso.
Tarde ou cedo, para garantir a precisión dos datos e a integridade da migración, o ambiente de orixe terá que configurarse como só lectura e non se permitirán cambios durante a migración "Delta" ou incremental final. Normalmente, a segunda colección de contido é moito menos en comparación coa primeira colección, o que significa que a segunda colección pódese migrar durante o horario habitual fóra do traballo ou en moito menos tempo.
A maioría das ferramentas de migración profesionais ofrecen soporte integrado para migracións delta. Poden migrar o contido actualizado recentemente sen necesidade de migrar contido que parece non cambiar entre a última migración e a última migración Delta/Incremental.
Independentemente do enfoque que utilices, será importante desenvolver un plan detallado e paso a paso para a propia migración. En función das actividades de avaliación, determinará por lote de contido como se debe xestionar para a propia migración na fase de planificación.

ESTRATEXIA E PLANIFICACIÓN MIGRATORIA

Ao migrar a Microsoft 365 e SharePoint en liña, o enfoque adoptado adoita ser moi similar en todas as organizacións, xa que hai fases cheas de actividades tácticas para calquera migración desde a avaliación ata a posterior á migración. Isto tamén é certo para a maioría das migracións de SharePoint Server. Moitas veces, o proceso de actualización compatible non se usa para evitar pagar por unha configuración e configuración de hardware adicionais para pasar de versións antigas de SharePoint Server a outras máis novas (xa que cada unha admite unha actualización da última).
Como example, o que segue é un diagrama sinxelo que representa o fluxo típico da maioría das migracións de SharePoint Online.

Figura 1 - Sampo Proceso migratorio

Aínda que centrarse nas consideracións tácticas é clave, tamén o é ter a estratexia e o aliñamento correctos. Esta sección volveráview cada "fase" dunha migración típica e esboza consideracións clave, prácticas recomendadas e moito máis para axudar á súa organización a estar máis preparada e exitosa mentres busca migrar a SharePoint Online e Microsoft 365.
Teña en conta que pode pensar nun esforzo de migración máis baseado en roles que en fases. Como indica a imaxe de abaixo, aínda podes planificar previamente e pensar o fluxo de migración en función de quen fai que durante o proceso de migración. Por motivos de brevidade, centraremos a nosa orientación nas actividades de fase en lugar dos moitos roles/enfoques que as organizacións usan para as migracións na actualidade.

Figura 2 - Sample Of File Compartir pasos de migración mapeados de migración

4.1. Fase de avaliación
Cada migración debe comezar cunha avaliación porque cómpre saber con precisión o que migrar para planificar e preparar a migración.
Desde unha perspectiva simplista e de alto nivel, necesitamos identificar e decidir sobre o contido que se migrará, determinar a prioridade (tanto en función da complexidade/desafío comercial como técnica), de quen é o propietario do contido e do propio contido. Por último, é importante non esquecer que o ambiente de destino de Microsoft 365 tamén debe ser avaliado para a súa preparación.

Como se indicará nas seguintes seccións, hai moito máis que avaliar que só o tamaño da colección que se vai migrar.

4.1.1 Avaliación da estrutura do sitio
A Avaliación da Estrutura do Sitio consiste en tomar unha instantánea da Estrutura do Sitio do portal existente. Pero esta valoración non remata aquí. Despois de avaliar a estrutura do sitio existente, moitas veces debe actualizarse ou axustarse para reflectir os cambios corporativos ou outros requisitos. Moitas organizacións están a utilizar esta oportunidade para actualizar a estrutura do sitio existente, especialmente se a estrutura do sitio existente se creou hai moitos anos. Ao pensar nunha estrutura de sitio diferente, as organizacións deben seguir as recomendacións máis recentes de Microsoft sobre as coleccións de sitios en SharePoint. En esencia, isto significa que os subsitios deben evitarse sempre que sexa posible. En lugar de crear unha estrutura de subsitios anidados, Microsoft recomenda usar varias coleccións de sitios. A estrutura lóxica xa non se aplica mediante unha relación sitio pai/sitio fillo senón pola estrutura lóxica aplicada á navegación.
Os novos sitios de SharePoint Hub tamén poden crear unha estrutura lóxica de sitio/subsitio, mentres que baixo o capó créase unha estrutura de sitio técnico plano. O enfoque de "Múltiples coleccións de sitios" ten unha clara vantaxetages en canto á flexibilidade e manexabilidade.
Se a estrutura do sitio se actualiza antes da migración, isto fai obrigatoria unha táboa de mapeo que mapea a estrutura do sitio existente coa estrutura do sitio nova/actualizada.
O resultado desta avaliación é unha lista de todos os sitios, os seus asociados URLs, unha descrición, o modelo utilizado para crear o sitio, o propietario do sitio e un indicador dun sitio úsase como sitio central.
A mellor opción para crear unha lista de todos os sitios existentes é utilizar un script de PowerShell que está iterando por todas as coleccións de sitios e todos os sitios. O beneficio de usar PowerShell é que un script pode recuperar toda a información relevante para crear unha lista detallada de todos os sitios existentes e pode programarse para executarse fóra do horario de oficina ocupado.

4.1.2. Avaliación de contidos
Durante a avaliación do contido, estanse avaliando documentos e datos estruturados (como listas de datos). Esta avaliación ten como obxectivo comprender os datos e os tipos de documentos aloxados actualmente no antigo contorno. Outro obxectivo é identificar a cantidade de datos existentes actualmente no antigo contorno. Aínda que a cantidade de datos adoita reducirse despois da limpeza do contido, é útil ter unha idea de cantos datos están a piques de migrar.
Durante a avaliación de contidos, tamén se están identificando versións dos documentos. Cando se migra dunha versión anterior de SharePoint a Microsoft 365 ou SharePoint 2019, a Avaliación de contido utilízase para decidir que versións (se non todas) dos documentos deben migrarse. Ao migrar desde a file-compartir con Microsoft 365 ou SharePoint 2019, as versións do documento deben identificarse primeiro. Moitas veces, o número de versión engádese ao título dun documento (como Business Report 2018 - V1.4.docx). O difícil é agregar o single filebaseadas en versións de documentos e cree unha lista de versións de documentos compatible con SharePoint.
A Avaliación de Contidos tamén é un preliminar importante para a fase de limpeza de contidos. O resultado da Avaliación de contido pódese utilizar para determinar os documentos que non se deben migrar ou que xa non se utilizan.
O resultado desta avaliación é unha lista de todos os documentos, os seus URL/localización, o seu tamaño, o seu tipo, o número de versións (se é o caso), a súa data de creación/modificación e os usuarios que crean e modifican o documento.
A mellor opción para crear unha lista de todos os documentos existentes é utilizar un script de PowerShell que itera todas as bibliotecas de documentos existentes ou file-Estrutura compartida.

4.1.3. Avaliación do fluxo de traballo
Os fluxos de traballo úsanse en SharePoint para implementar procesos empresariais. Moitas organizacións usan diferentes tipos de fluxos de traballo para implementar os seus procesos internos. Durante a Avaliación do fluxo de traballo, están a ser avaliados todos os fluxos de traballo utilizados no contorno existente. Esta avaliación inclúe o tipo de fluxo de traballo (integrado, SharePoint Designer, personalizado, de terceiros), a localización, o caso de uso e o proceso empresarial asociado. Ademais, durante esta avaliación, identificaranse os fluxos de traballo marcados como activos ou en curso durante un tempo inusualmente longo. É unha boa idea decidir que facer cos fluxos de traballo "conxelados" antes de migrar.

A información máis importante que debe proporcionar a Avaliación do fluxo de traballo é o tipo de fluxo de traballo, xa que non todos os tipos de fluxos de traballo se poden migrar tal e como están a Microsoft 365 ou SharePoint 2019.
Moitas organizacións aproveitan esta oportunidade para review todos os fluxos de traballo identificados (non só os que non se poden migrar) para comprobar se os fluxos de traballo seguen cumprindo os requisitos da empresa. Non moi raramente, as organizacións modernizan os fluxos de traballo construídos con tecnoloxía máis antiga (como SharePoint Designer) antes de migralos ao contorno de destino.

O resultado desta avaliación é unha lista de fluxos de traballo, o URL da localización onde se utiliza o fluxo de traballo, o tipo de fluxo de traballo (OOTB, SPD, personalizado ou de terceiros) e a posible ruta de migración. Os fluxos de traballo que non se poden migrar tal e como están deben ser redeseñados utilizando unha tecnoloxía adecuada (como Power Automate).

4.1.4. Avaliación de solucións personalizadas
As solucións personalizadas (ou aplicacións personalizadas) úsanse principalmente con dous propósitos: mellorar a funcionalidade existente ou engadir unha funcionalidade que non existe en SharePoint. A maioría das solucións personalizadas están construídas en código do lado do servidor ou do lado do cliente, e constrúense internamente ou cómpranse a un provedor de terceiros.

A avaliación de solucións personalizadas úsase para crear un inventario de todas as solucións personalizadas, que se utilizan como base para decidir se e como se migra cada solución personalizada identificada ao novo ambiente. Moitas organizacións usan esta opción para volverview todas as solucións personalizadas identificadas para comprobar se aínda cumpren os requisitos fundamentais. Unha avaliación de solucións personalizadas tamén ofrece a opción de pensar na modernización da aplicación. Aínda que as solucións personalizadas existentes aínda cumpran os requisitos fundamentais, pode ter sentido dedicar algunhas reflexións á modernización das aplicacións existentes, como mellorar/mellorar a funcionalidade ou usar unha plataforma diferente para aloxar aplicacións (como Microsoft Azure).

O resultado desta avaliación é unha lista de todas as solucións personalizadas, o URL da localización onde se utiliza a solución, o tipo, o caso de uso empresarial, un contacto responsable e a posible ruta de migración. É un bo consello engadir tamén unha hiperligazón á documentación de desenvolvemento orixinal.
A mellor opción para crear unha lista de todas as solucións personalizadas existentes é utilizar un script de PowerShell para iterar todos os sitios existentes.

4.1.5. Ferramentas de avaliación
A ferramenta de avaliación da migración de SharePoint (SMAT) é un sinxelo executable de liña de comandos que analizará o contido da súa granxa de SharePoint para axudar a identificar calquera problema cos datos que planea migrar a SharePoint Online. O informe de resultados indica artigos para axudarche a solucionar calquera problema que se descubriu. A ferramenta execútase en segundo plano sen afectar o seu ambiente de produción.
A ferramenta de avaliación da migración de SharePoint (SMAT) é un sinxelo executable de liña de comandos que analizará o contido da granxa de SharePoint para axudar a identificar o impacto da migración do servidor a SharePoint Online con Microsoft 365. Tamén inclúe a ferramenta de xestión de identidade de migración de SharePoint, que realiza mapeo de identidade escaneando SharePoint, Active Directory e Azure Active Directory. Dado que a ferramenta está deseñada para funcionar sen afectar ao teu ambiente, podes observar que a ferramenta require un ou dous días para completar a exploración do teu ambiente. Durante este tempo, a ferramenta informará do progreso na xanela da consola.
Despois de completar a dixitalización, podes atopar a saída files no directorio Logs. Aquí é onde atoparás o resumo e información máis detallada sobre os escenarios que poderían verse afectados pola migración. A ferramenta devolverá a Microsoft información estatística anónima para mellorar a calidade dos produtos e servizos de Microsoft. Opcionalmente, pode identificar a súa organización cando se lle solicite ao final da exploración. Se a ferramenta non pode conectarse a Internet para informar desta información, a ferramenta seguirá funcionando como se esperaba.

Para descargar a ferramenta: Ferramenta de avaliación da migración de SharePoint (SMAT)

4.2. Fase de preparación
Despois de avaliar o contido e o ambiente ao que se moverá, é fundamental prepararse para que contido se migrará onde, como e cando. Isto faise máis fácil ao limpar, reducir o contido total dirixido ou definir claramente o contido que debe cambiar. Nalgunhas situacións, como cando se muda a SharePoint Online, é posible que teña mellor servizo ao crear previamente a estrutura de destino antes da migración.

4.2.1. Preparación da estrutura do sitio
Con base no resultado da avaliación da estrutura do sitio, os sitios deben crearse no novo ambiente. Se a nova estrutura difire da estrutura existente, a nova estrutura debe construírse baseándose na táboa de cartografía tal e como se explica na sección asociada. Se se utiliza unha nova estrutura do sitio, é probable que a nova estrutura do sitio siga a recomendación de Microsoft sobre as coleccións de sitios en SharePoint. Para poder implementar unha estrutura lóxica, os sitios específicos deben converterse en sitios concentradores e os sitios relacionados deben estar asociados aos seus sitios concentradores.
Antes de implementar unha nova estrutura do sitio, a nova estrutura debe ser reformuladaviewed. Esta review deben ser realizados por membros de diferentes (se non todos) departamentos ou entidades corporativas.

4.2.2. Elaboración de contidos
En función do resultado da avaliación do contido, debe iniciarse un proceso de limpeza.
A limpeza significa que a lista de documentos identificados é reviewed para atopar documentos que non se deben migrar ao novo ambiente: poden ser documentos temporais, documentos desactualizados ou documentos que xa non son relevantes. Como a maioría dos documentos pertencen a unha entidade corporativa específica (como un departamento), os propietarios do contido ou os membros da entidade corporativa asociada deberían ter a tarefa de limpar os seus documentos.
Se os documentos de a file-share debería migrarse a SharePoint, é probable que existan varias versións dun documento. Como un file-share non ofrece ningún soporte para versións de documentos, os editores adoitan engadir o número de versión ao título dos documentos. Estes documentos con "versión de título" deben identificarse antes de migralos a SharePoint porque as bibliotecas de documentos de SharePoint poden xestionar varias versións dun documento. Os documentos identificados con "versión de título" deben transferirse ao mecanismo de versión das bibliotecas de documentos de SharePoint.
Se a estrutura do sitio do novo ambiente é diferente da estrutura do sitio do ambiente antigo, os documentos tamén se gardan nunha localización diferente. Se hai unha táboa de mapas de sitios, a lista de documentos debe actualizarse para reflectir o novo sitio para cada documento. Ten sentido actualizar a lista de documentos despois da limpeza.

Este mapeo tamén debe considerar o estado futuro desexado se pretende modernizarse durante o proceso de migración. Isto non é exclusivo das migracións de SharePoint, senón que tamén é relevante para file compartir migracións.

4.2.3. Preparación do fluxo de traballo
En función do resultado da avaliación do fluxo de traballo, é necesario crear unha ruta de migración para cada fluxo de traballo identificado. O tipo de fluxo de traballo é fundamental para decidir a ruta de migración. A primeira decisión que se debe tomar é se o fluxo de traballo debe actualizarse/modernizarse en función da funcionalidade. Se un fluxo de traballo está a ser actualizado ou modernizado, é probable que o fluxo de traballo necesite reconstruílo utilizando tecnoloxía moderna (como Power Automate).
Se desexa comezar coa creación dunha ruta de migración, a seguinte lista de viñetas pode ser útil:

• Fluxos de traballo OOTB: normalmente, estes fluxos de traballo pódense migrar sen problemas.
• Fluxos de traballo de SharePoint Designer: normalmente, estes fluxos de traballo pódense migrar sen problemas, pero algúns fluxos de traballo poden necesitar algúns axustes ou axustes manuais.
• Fluxos de traballo personalizados: normalmente, estes son fluxos de traballo codificados baseados no código do servidor, o que significa que non se poden migrar a SharePoint Online. É posible unha migración a unha versión máis recente de SharePoint local.
• Fluxos de traballo de terceiros: na maioría dos casos, estes son fluxos de traballo Nintex ou K2, e é probable que o fabricante proporcione unha ruta de actualización ou un procedemento de actualización.

En función da ruta de actualización avaliada, é necesario crear estimacións e cronogramas para todos os fluxos de traballo, que non se poden migrar tal e como están. Para cada fluxo de traballo afectado, débense avaliar os esforzos necesarios para preparalo para a migración (incluída a recreación/recodificación). Un cronograma correspondente mostra canto tempo levará o proceso xeral de preparación dos fluxos de traballo do novo contorno. Debe haber unha lista detallada con todos os fluxos de traballo, esforzos de migración e cronogramas con duracións para cada fluxo de traballo ao final da fase de preparación do fluxo de traballo.

4.2.4. Preparación de solucións personalizadas
Moi semellante á fase de preparación do fluxo de traballo, a fase de preparación de solucións personalizadas consiste en preparar solucións personalizadas para a migración. O tipo de solución personalizada é fundamental para decidir a ruta de migración. Do mesmo xeito que cos fluxos de traballo, a primeira decisión é se unha solución personalizada debe actualizarse/modernizarse en termos de funcionalidade e/ou experiencia de usuario. Se se está actualizando ou modernizando unha solución personalizada, é probable que teña que reconstruír a solución personalizada utilizando tecnoloxías modernas ou plataformas modernas (como Microsoft Azure).

Como se mencionou antes, a ruta de migración das solucións personalizadas depende da forma en que estea personalizado
creouse a solución. A seguinte lista de viñetas pode ser útil:

• Código do servidor: existe a posibilidade de que este tipo de solución se poida migrar a SharePoint local con esforzos razoables. Se a plataforma de destino é Microsoft 365, as solucións creadas baseadas no código do servidor deben ser recreadas xa que non se pode usar código personalizado do lado do servidor.
• Código do cliente: existe unha excelente oportunidade de migrar este tipo de solucións personalizadas a SharePoint Online ou a SharePoint local, pero pode ser necesaria algunha actualización.
• Solucións de terceiros: a mellor opción é contactar co vendedor para comprobar se hai unha ruta de migración dedicada.

4.2.5. planificación
Despois das avaliacións e dos preparativos, é necesario crear un plan de migración detallado. O plan de migración detallado inclúe o seguinte:

• O enfoque migratorio seleccionado e os motivos polos que se escolleu un enfoque específico
• Unha lista de todos os sitios e coleccións de sitios que deben ser migrados e unha táboa de mapas se a nova estrutura é diferente da antiga.
• Unha lista de todos os documentos que precisan ser migrados, a súa localización no contorno antigo e no novo ambiente
• Debe existir unha lista de todos os fluxos de traballo (existentes, recreados, novos) no novo entorno e as súas localizacións. Se son necesarios pasos adicionais (como volver conectar fluxos de traballo a fontes de datos), estes pasos tamén deben engadirse
• Debe existir unha lista de todas as solucións personalizadas (existentes, recreadas, novas) no novo entorno e as súas localizacións. Se son necesarios pasos adicionais (como volver conectar solucións a fontes de datos ou instrucións de instalación específicas), estes pasos tamén deben engadirse
• Calquera actividade adicional que se deba realizar durante unha migración e as dependencias
• Un cronograma detallado cunha persoa responsable de cada paso da migración

4.3. Fase migratoria
Agora que a planificación e a preparación están completas; podemos migrar o contido, a estrutura e as solucións. Para iso, necesitaremos utilizar ferramentas de migración, comunicarnos de forma eficaz e seguir un proceso.

4.3.1. Ferramentas
A migración significa mover contido dun ambiente a outro. Aínda que a maioría do contido podería moverse a Microsoft 365 ou SharePoint 2019 manualmente, o uso dunha ferramenta de migración dedicada dará os seus resultados rapidamente.
Ten en conta que pasar de SharePoint 2016 ou dunha versión anterior a SharePoint 2019 ou local tamén pode permitir o uso do enfoque nativo de "actualización". Polo tanto, asegúrese de explorar esa opción se é viable ou dispoñible para a súa organización. Normalmente, se non tes a última versión, é posible que teñas que facer unha actualización dobre salto e abordar outras complicacións mellor xestionadas nas migracións. A menos que pases de 2013 a 2016 ou de 2016 a 2019, recomendámosche que utilices o enfoque de migración.

1. Manual	2. Ferramentas de Microsoft	3. Ferramentas de terceiros
● O contido móvese manualmente mediante a carga ● Gratuíto ● O esforzo manual pode non ser viable para un gran volume de files	● O contido móvese a través da ferramenta de migración de SharePoint (SPMT) ● Gratuíto ● Conxunto de características de crecemento ● Só admite certos escenarios* (File Accións, SP2010, SP2013, SP2016) * Ver Notas de lanzamento	● O contido móvese mediante unha ferramenta (por exemplo, ShareGate, AvePoint, Metalogix) ● Conxunto de funcións de Powertul (por exemplo, historial de versións) ● Máis custoso, pero o custo pode xustificarse facilmente en migracións grandes e complexas

A principal desvantaxetagO feito de mover contido a un novo ambiente manualmente (a través de arrastrar e soltar do navegador, mediante sincronización, etc.) é a perda de metadatos básicos. Por example: se un documento se move manualmente dunha versión antiga de SharePoint a, por exemplo, SharePoint Online, a información sobre a data de creación e o autor pode perderse. Isto débese a que SharePoint Online pode considerar que o documento migrado é un documento novo xa que o contido extraído pode ser "creado" hoxe. Se os metadatos básicos (data de creación, autor, editor, data de modificación) precisan ser preservados, unha ferramenta de migración dedicada a miúdo faise obrigatoria.
Existen algunhas solucións para isto para as migracións manuais. Se un usuario utiliza a capacidade de sincronización dunha biblioteca e os metadatos están dispoñibles no file compartir ou acceder a localización cando arrastren e solten isto nos cartafoles de sincronización, conservará os metadatos do contido. Este é un enfoque común que se usa para axudar ás organizacións co lanzamento de OneDrive for Business, xa que os usuarios poden usar a sincronización e mover o contido das súas unidades individuais e aínda manter intactas as últimas datas modificadas.
Ademais do mencionado soporte para preservar metadatos básicos, as ferramentas de migración teñen unha vantaxe adicionaltages. A maioría das ferramentas de migración inclúen unha funcionalidade de comprobación previa á migración que axuda a comprobar posibles problemas sen realizar realmente unha migración. Ademais, a maioría das ferramentas de migración inclúen a funcionalidade de verificación. Se unha ferramenta de migración informa que unha tarefa de migración ten éxito, pódese supoñer que o contido se migrou sen erros. Isto reduce considerablemente os esforzos necesarios para gastar durante a fase de verificación.
Outro motivo importante para utilizar unha ferramenta de migración dedicada é o soporte de metadatos. Moitas ferramentas de migración poden migrar metadatos xestionados dun ambiente antigo ao novo de forma automática. Supoñamos que a estrutura de metadatos xestionados no contorno antigo difire da estrutura de metadatos xestionados no novo ambiente. Nese caso, algunhas ferramentas de migración ofrecen a opción de crear unha asignación interna de metadatos.
Algunhas ferramentas de migración ofrecen soporte adicional para migracións complexas ao proporcionar unha interface de software que pode utilizar scripts de PowerShell para controlar a forma en que se migra o contido ou para automatizar as tarefas de migración.
Na maioría dos casos, recoméndase usar unha ferramenta de migración dedicada. Unha comprobación integrada previa á migración, unha verificación integrada e os informes de resultados da migración xustificarán os custos adicionais para a compra dunha ferramenta de migración.
A boa noticia é que Microsoft está a traballar duro para cerrar esta brecha e ofrecer unha mellor experiencia. A ferramenta de migración de SharePoint actualizouse varias veces. Paga a pena considerar se ten un servidor SharePoint 2013, un servidor SharePoint 2010 ou File Compartimentos que quere mover a SharePoint Online. A ferramenta de migración de SharePoint permítelle migrar listas ou files das súas bibliotecas de documentos locais de SharePoint ou das súas bibliotecas locais file comparte e móveos facilmente a SharePoint ou OneDrive en Microsoft 365. Está dispoñible para os usuarios de Microsoft 365 de balde.
Se estás nun escenario moi desafortunado onde non hai ningunha oferta de produtos que admita a migración desde o teu sistema de orixe, entón terás que crear ferramentas de migración por ti mesmo. Para estes escenarios, teña en conta que Microsoft (e terceiros) teñen excelentes solucións para a migración desde a file compartir en SharePoint Online ou SharePoint 2019. Polo tanto, o reto é máis extraer/exportar os datos dese sistema fonte non compatible e, a continuación, usar ferramentas/técnicas máis familiares para importar/migrar o contido a Microsoft 365.

Preguntas para facer ao vendedor
É importante comprender o provedor, a súa ferramenta e as súas capacidades. O que segue é unha lista de preguntas que lle pode facer a un provedor de Migración ao planificar a migración de SharePoint para determinar que capacidades posúe o seu produto.

Preguntas de avaliación de provedores de tecnoloxía
O que segue son algunhas preguntas de inicio sinxelas que son importantes para avaliar calquera tecnoloxía.

• Que versión é o produto?
• Que tan maduro é o produto?
  o Que tan maduro está o ecosistema de apoio e os provedores do produto?
• Como é extensible e personalizable o produto?
• Como é fácil de usar e utilizable o produto?
  o Como xestiona o produto as excepcións?
  o Para quen está deseñada a IU?
• Que difícil é xestionar e administrar o produto?
  o Como actualiza o produto?
  o Que tan complexa é a instalación e que tan complexas son as dependencias?
  o Admite a automatización? (¿Podes crear un script por lotes ou automatizar tarefas administrativas?)
• Quen máis está a usar a ferramenta?
  o Como é a súa experiencia coa ferramenta?
  o Teñen necesidades similares?
• Como realiza o provedor o apoio?
  o Cal é a reputación de soporte do provedor?
• Aplicabilidade do produto (baseada na proba de conceptos/demostracións do produto)
• Propostas de prezos detalladas (incluíndo estimacións de custos de integración, apoio e formación)
  o Estes tamén deben ter en conta os investimentos existentes dentro da súa organización.

Ademais destas preguntas básicas, podes investigar nas comparacións de funcións específicas e na análise de funcións.

Copiando preguntas de contido de SharePoint

• Como funciona a ferramenta de migración de SharePoint ao copiar contido de SharePoint?
  o Permite aos usuarios copiar contido mediante a interface OOTB SharePoint?
  ▪ Example: A través da cinta de SharePoint?
  o Permite aos usuarios copiar contido a través dunha interface personalizada?
  ▪ Pódese formar aos usuarios e/ou proporcionarlles acceso a esta interface?
• Que contido de SharePoint pode copiar a ferramenta?
  o A ferramenta comprende sitios/páxinas modernos e admite a migración a estes?
  o A ferramenta admite a copia dunha ou máis Listas?
  ▪ A ferramenta admite copiar contido entre Listas?
  • A ferramenta admite a copia de listas views?
  o A ferramenta admite a copia dunha ou máis bibliotecas?
  ▪ A ferramenta admite a copia de contido entre bibliotecas?
  • A ferramenta admite a copia de bibliotecas views?
  o A ferramenta admite a copia de elementos con anexos?
  o A ferramenta admite copiar ou incluír versións na lista e no elemento da biblioteca.o Admite a ferramenta a copia de conxuntos de documentos?
  o A ferramenta admite a copia de páxinas?
  ▪ Admite a ferramenta a copia web páxinas de parte?
  ▪ A ferramenta admite a copia de páxinas wiki?
  ▪ A ferramenta admite a copia de páxinas de publicación?
  o A ferramenta admite a copia dun ou máis sitios?
  ▪ A ferramenta admite a copia de todos os tipos de sitios?
  • Admite a copia de sitios do equipo?
  • Admite a copia de sitios de publicación?
  • Admite copiar blogs?
  • Admite copiar Wikis?
  o A ferramenta admite a copia dunha ou máis coleccións de sitios?
  o A ferramenta admite a copia de contido da galería da colección de sitios?
  ▪ A ferramenta admite a copia de deseños de páxina?
  ▪ A ferramenta admite a copia de MasterPages?
  ▪ A ferramenta admite a copia de modelos de listas?
  ▪ A ferramenta admite a copia de modelos de sitios?
  o A ferramenta admite a copia da biblioteca de estilos?
  o A ferramenta admite a copia de tipos de contido do sitio?
  o A ferramenta admite a copia de columnas do sitio?
  o A ferramenta admite a copia de modelos de documentos?
  o A ferramenta admite a copia web pezas?
  o A ferramenta admite a copia dos seguintes campos?
  ▪ Campos de metadatos xestionados
  ▪ Campos de hipervínculo
  ▪ Campos de elección
  ▪ Campos de varios valores
  ▪ Campo de palabras clave de empresa
  ▪ Campos Persoa ou Grupo
  ▪ Campos de Data, Número, Moeda, Texto, Nota, Caixa de verificación
  ▪ Campos de busca
  o A ferramenta admite a copia de permisos?
  ▪ A ferramenta admite a copia de niveis de permisos?
  ▪ A ferramenta admite a copia de grupos?
  ▪ A ferramenta admite a copia de configuración de herdanza?
  ▪ A ferramenta admite a copia de permisos únicos?
  • A nivel de documento/elemento?
  • No nivel de conxunto de cartafoles/documentos?
  • A nivel de lista/biblioteca?
  • A nivel do sitio?
  • A nivel de recollida de sitios?
  o A ferramenta admite a copia de administradores da colección de sitios?
  o A ferramenta admite a copia/fusión de grupos de tendas de termos e conxuntos de termos?
  o A ferramenta admite a copia de temas ou a configuración de aspecto e sensación?
  ▪ De 2013 a 2013? E outras versións?
  o A ferramenta admite a copia de configuración/datos do sitio?
  ▪ A ferramenta admite a copia de navegación do sitio?
  o A ferramenta admite a copia de formularios de InfoPath?
  o A ferramenta admite a copia de contido do formulario de InfoPath? (XML)
  o A ferramenta admite a copia de fluxos de traballo?
  ▪ A ferramenta admite a copia de fluxos de traballo OOTB (Fóra da caixa)?
  ▪ A ferramenta admite a copia de fluxos de traballo de SharePoint Designer?
  • Inclúe isto compatibilidade para copiar fluxos de traballo reutilizables de SharePoint Designer?
  ▪ A ferramenta admite a copia de obxectos de SharePoint Designer?
  • A ferramenta admite a copia de DataFormWebpezas?
  • A ferramenta admite a copia de accións personalizadas?
  o A ferramenta admite a copia de alertas?

Preguntas de reestruturación e flexibilidade

• Permite a ferramenta re-mapear ou planificar a mellora da estrutura existente?
  o A ferramenta permite volver asignar os tipos de contido durante unha copia?
  o A ferramenta permite volver asignar campos (columnas) durante unha copia?
  o A ferramenta admite o filtrado de contido antes de copialo ou durante o proceso de copia?
  o A ferramenta admite a asignación de propiedades de MS Office a campos de SharePoint?
  o A ferramenta admite a eliminación da estrutura de cartafoles existente durante a copia?
  o A ferramenta admite a asignación de nomes de cartafoles a campos durante unha copia?
  o A ferramenta admite a asignación dun cartafol a un conxunto de documentos durante unha copia?
  o Permite a ferramenta a creación de novos valores de campo cando un campo ten "Permitir opcións de recheo" activada?
  o A ferramenta permite a función automática tago contido durante a copia?
• Example: En base a un valor de campo, o nome do documento, etc. Asigne o valor XYZ ao campo A.
  o A ferramenta admite a conversión de tipos de campo?
  ▪ A ferramenta admite a conversión dun campo de cadea nun campo de persoa ou grupo?
  ▪ A ferramenta admite a conversión dun campo de cadea ou dun campo de selección nun campo de busca?
  ▪ A ferramenta admite a conversión dunha cadea, opción ou campo de busca nun campo de metadatos xestionados?
  o A ferramenta admite a re-mapeamento de usuarios e contas de grupo durante o proceso de copia?
• A ferramenta admite a conservación de datos?
  o Admite a ferramenta a preservación das propiedades creadas e modificadas?
  o Admite a ferramenta a preservación dos valores dos campos de metadatos xestionados?
  o Admite a ferramenta a preservación dos valores dos campos de busca?
  o A ferramenta admite a preservación do estado de aprobación?
• A ferramenta ofrece importantes opcións flexibles durante o proceso de copia?
  o Pode a ferramenta ignorar os campos obrigatorios durante o proceso de copia?
  o Pode o usuario anular/especificar a conta utilizada para os valores creados/modificados?
  o Pode a ferramenta corrixir as ligazóns durante o proceso de copia?
  o Pode a ferramenta cambiar o deseño das páxinas de publicación para varias páxinas?
  o A ferramenta pode soportar o cambio de modelos de lista durante o proceso de copia?
  o A ferramenta pode soportar o cambio de modelos do sitio durante o proceso de copia?
  o Pode a ferramenta promocionar sitios ás súas propias coleccións de sitios?
  o A ferramenta pode aprobar ou rexeitar elementos de SharePoint en masa?
  o Pode a ferramenta permitir que os administradores escaneen o contido baseándose nos criterios de expresión regular dentro files e file propiedades para abarcar a migración?
  o Pode a ferramenta combinar e aniñar condicións/expresións en estruturas complexas para apoiar o alcance da migración ou o esforzo de reestruturación?
  o A ferramenta admite a copia incremental ou delta do contido?
  ▪ Cales son as limitacións deste apoio?

Preguntas sobre automatización e xestión

• A ferramenta admite a execución de operacións mediante un script, unha interface de liña de comandos ou a través de PowerShell?
• A ferramenta admite a programación e a execución de migracións baseadas nun plan de migración?
• A ferramenta admite a creación dun modelo a partir dunha migración anterior ou dunha migración planificada?
  o A ferramenta admite a creación dun modelo de mapeo de campos?
• A ferramenta admite a copia de contido aproveitando un CSV?
  o Podes copiar listas/bibliotecas usando este método?
  o Podes copiar sitios usando este método?
  o Esta copia utiliza un CSV compatible con varias localizacións?
  o Este proceso CSV pode soportar o tagging de elementos/documentos
• A ferramenta xera rexistros de traballos/actividades realizadas nunha migración?
• A ferramenta mantén un historial de migracións anteriores?
  o Este historial rexistra problemas, avisos, erros e éxitos?
• A ferramenta admite o reprocesamento ou a migración de contido que non funciona?
• A ferramenta permite priorizar determinadas actividades de migración/procesamento migratorio?
• Ten a ferramenta un xeito seguro de almacenar as credenciais utilizadas para as actividades de migración?

Preguntas de apoio previo á migración

• A ferramenta admite o proceso previo á migración?
  o A ferramenta proporciona informes previos á migración?
  ▪ Este informe identifica problemas potenciais con listas amplas?
  • Identifica onde están estas amplas listas?
  ▪ Este informe identifica problemas potenciais con listas grandes?
  • Identifica onde están estas grandes listas?
  ▪ Este informe identifica problemas potenciais coas personalizacións?
  • Identifica onde están estas personalizacións?
  ▪ Este informe identifica problemas potenciais cos fluxos de traballo?
  • Identifica fluxos de traballo OOTB, SharePoint Designer, personalizados ou de terceiros (p. example: Nintex)?
  ▪ Este informe identifica problemas potenciais con grandes bases de datos ou coleccións de sitios?
  ▪ Este informe identifica os tipos de contido en uso e dispoñibles que poden ter que ser migrados?
  ▪ Este informe identifica modelos de sitios usados ​​e modelos de listas?
  • Inclúe isto modelos de sitios/listas personalizados creados pola túa organización?
  ▪ A ferramenta proporciona informes de permisos, usuarios, grupos e niveis de permisos?
  • A ferramenta admite a dixitalización de contido con herdanza de permisos quebradas?
  ▪ A ferramenta proporciona informes sobre o contido en file accións?
  o A ferramenta proporciona vocabulario, taxonomía ou informes de conceptos?
  ▪ Faise isto para axudar a mellorar o desenvolvemento de metadatos ou desenvolver o almacén de metadatos xestionado?
  ▪ Pódense aproveitar estes informes para asignar metadatos tras a migración?
  o Permite a ferramenta a detección de PII (Información de identificación persoal), PHI (Información de saúde protexida) e outros datos de privacidade dentro do files?

Preguntas de apoio posterior á migración

• A ferramenta ofrece un informe de comparación ou unha función de comparación?
  o Permite isto a comparación de permisos entre sitios, listas e elementos?
  ▪ Permite isto a comparación de sitios en dúas coleccións de sitios separadas?
  o Permite isto a comparación de contidos da colección de sitios, sitios, listas e cartafoles?
  ▪ Permite isto a comparación de tipos de contido e columnas de dúas coleccións de sitios, sitios ou listas?
  • Permite isto tamén a comparación de valores de columna (metadatos)?
  o Permite a ferramenta a comparación de almacéns de termos entre dúas granxas de servidores?
  o Pode iniciar unha migración ou copia/sincronización en función dos resultados dun informe de comparación?

Preguntas de apoio tecnolóxico

• Que versións de SharePoint admite a ferramenta de migración?
  o A ferramenta admite SharePoint Online (Microsoft 365)?
  o A ferramenta admite SharePoint 2019?
  o A ferramenta admite SharePoint 2016?
  o A ferramenta admite SharePoint 2013?
  o A ferramenta admite SharePoint 2010?
  o A ferramenta admite SharePoint 2007?
  o A ferramenta admite SharePoint 2003?
• A ferramenta admite a interacción con File Sistemas?
  o A ferramenta admite a carga files do File Sistema?
  ▪ Pode a ferramenta asignar propiedades NTFS a campos de SharePoint?
  ▪ Pode a ferramenta corrixir automaticamente os caracteres ilegais durante a carga?
  • A ferramenta permite personalizar a substitución ilegal de personaxes?
  ▪ Pode a ferramenta ignorar os campos obrigatorios durante a carga?
  ▪ Pode a ferramenta automaticamente tag contido durante a carga en función das condicións?
  • Cales son as condicións ou tagopcións de ging dispoñibles?
  ▪ Pode a ferramenta converter cartafoles en conxuntos de documentos durante a carga?
  o A ferramenta admite a descarga files ao File Sistema?
• A ferramenta admite a interacción cos datos de correo electrónico e Exchange?
  o A ferramenta admite a copia de caixas de correo e datos de cartafoles públicos a SharePoint?
  ▪ A ferramenta admite a copia de varias caixas de correo e cartafoles públicos en SharePoint mediante un CSV?
  ▪ A ferramenta admite a copia de arquivos PST de Outlook en SharePoint?
  ▪ A ferramenta admite a asignación de propiedades de correo electrónico e cartafol público a campos de SharePoint?
  ▪ A ferramenta admite a copia de permisos das carpetas públicas de Exchange a SharePoint?

4.3.2. comunicación
Non se pode facer unha migración sen implicar o persoal. Aínda que só uns poucos membros do persoal están a traballar activamente na migración, todos os membros da organización deben estar informados sobre a migración, o cronograma e calquera impacto que a migración terá no negocio diario.
É recomendable enviar notificacións a todos os usuarios da organización con regularidade para mantelos actualizados sobre a planificación da migración.
Independentemente de que se realice por fases ou dunha soa vez, os usuarios afectados deben ser informados antes das actividades de migración. Cada notificación debe incluír a seguinte información:

• Unha descrición da actividade de migración a piques de realizarse, incluíndo un cronograma
• Os datos afectados/sitios ou coleccións de sitios afectados
• O resultado previsto da actividade migratoria
• Cambios nos permisos (como sitios específicos pasarán ao modo de só lectura)
• Unha ligazón ao novo entorno e ao contido migrado
• Unha persoa de contacto dedicada

Toda migración ten un impacto na empresa e no traballo diario do persoal. O obxectivo principal de cada migración debe ser reducir ao mínimo o impacto na empresa. Isto pódese conseguir planificando a fondo a migración, implicando o persoal e cunha comunicación clara e proactiva.

4.3.3. Proceso migratorio
Existen dous enfoques de migración (que foron introducidos na sección 3.2. Migración ): o enfoque todo á vez (ás veces tamén chamado enfoque big-bang) e o enfoque por fases. Para complicar as cousas, ás veces o enfoque todo á vez tratase como un enfoque gradual baixo o capó.
Imos engadir algo de claridade a isto. Ao analizar os enfoques de migración, debemos distinguir entre como se ve a migración para os usuarios e como se executa a migración internamente.
Comecemos por como ven os usuarios as migracións. Para os usuarios, o enfoque de todo á vez ten o seguinte aspecto: un venres, o sistema existente convértese en modo de só lectura e durante a fin de semana, o sistema antigo é migrado ao novo ambiente. O luns pola mañá, os usuarios continúan co seu traballo diario utilizando o novo entorno. Aínda que isto só se pode facer con ambientes máis pequenos, este enfoque de migración utilízase en poucas ocasións. Moitas pequenas e medianas empresas están a utilizar este enfoque.

Se se utiliza o enfoque por fases, os usuarios recoñecerán que a migración realízase unha entidade empresarial (como departamento por departamento). Normalmente, este enfoque ten menos impacto no negocio que o enfoque de todo ao mesmo tempo. Aínda así, levará moito máis tempo, polo que as organizacións máis grandes usan este enfoque.

Ao mirar o propio proceso migratorio (o proceso técnico da migración), veremos de novo ambos enfoques. O método dunha soa vez úsase a miúdo para migrar unha única colección de sitios a un novo ambiente mediante unha ferramenta de migración dedicada. En esencia, isto significa que a ferramenta de migración utilízase para facer un cambio e, noutras palabras: a ferramenta de migración úsase para crear unha copia exacta do antigo ambiente no novo ambiente.

Un enfoque por fases significa que sitio por sitio é migrado a un novo ambiente desde unha perspectiva técnica. Isto tamén inclúe sitios que se migran a diferentes coleccións de sitios porque a arquitectura de información do contorno de destino é diferente da do contorno de orixe. Neste caso, os sitios son migrados e verificados en tramos, moitas veces priorizados pola complexidade.

Coas explicacións anteriores, volvamos ao enunciado ao comezo desta sección.
Unha migración pode parecer un enfoque dunha soa vez (ou big-bang) para os usuarios, mentres que tecnicamente, o equipo que está a executar a migración utiliza un enfoque por fases.

De calquera xeito, o enfoque aínda aproveita os lotes de migracións que se validan cada un despois dunha migración exitosa.

Tamén (normalmente) realizamos un seguimento de cada migración por lotes para a validación, o recorte e o soporte de xestión de cambios.

4.3.4. Duracións da migración
Independentemente do enfoque, a planificación é fundamental para calquera tipo de migración. Antes de comezar a migrar o contido, o plan de migración debe comprobarse varias veces, así como os cronogramas e os fitos tamén varias veces.
Á hora de planificar a cronoloxía, é recomendable engadir un tempo para imprevistos ou interrupcións. Aquí está un example: Digamos que, como regra xeral, en 2toLead calculamos as migracións a SharePoint en liña cunha taxa de transferencia media duns 5 GB/hora. Supoña, por calquera motivo, a taxa de transferencia é inferior á esperada o día en que está a executar a migración. Nese caso, o atraso causado pola taxa de transferencia máis baixa terá un impacto negativo no calendario. Este ex. básicoample mostra a importancia de ter unha cronoloxía ben elaborada e verificada con moitos detalles e fitos. Durante a migración, a liña de tempo debe ser vixiada e controlada moi de preto, e para cada fito, debe haber un plan alternativo se non se pode alcanzar o fito.
Unha das cousas máis desafiantes cunha migración a un servizo SaaS como SharePoint en liña é que a duración da migración non se pode prever con precisión debido á limitación baseada no uso e nos patróns complexos. Moitos factores afectan o tempo que tarda en migrar ou a duración da migración. Algúns destes factores pódense xestionar e outros están fóra do control do equipo de migración. A continuación móstranse algunhas prácticas recomendadas sinxelas cando se intenta predecir cal será a velocidade da migración no seu escenario:

Proba a velocidade de migración polo menos unhas cantas veces antes de bloquear a túa cronoloxía/datas.

A forma máis sinxela de estimar a velocidade de migración é reunir información e probas da velocidade esperada mediante probas. Teña en conta que aínda que a probase, hai razóns polas que a duración da migración pode variar. Como example, as previsións de duración da migración poden variar en función do tamaño do probado file tamaños. Entón, tendo varios file tipos é o mellor e ter unha estimación a intervalos para a duración é fundamental.

Comprender como funciona a limitación e a limitación da velocidade.
SharePoint Online é unha solución SaaS e é un ambiente de varios arrendatarios. Para garantir a calidade do servizo para todos os clientes de hardware/servizos compartidos, implementan a limitación ou a limitación da taxa. O motor de limitación de SharePoint Online é dinámico. Pode haber momentos nos que se poden consumir máis recursos para o procesamento da migración e pode haber momentos nos que hai moitos menos recursos dispoñibles. Debe producirse un estrangulamento significativo para manter o ambiente sensible a todos os inquilinos.

Isto é particularmente difícil se se está a cambiar a un entorno de destino de SharePoint Online que se utiliza activamente. En escenarios de "campo verde", a migración é máis previsible, pero en ambientes de uso activo, a liña de tempo e as duracións poden flutuar significativamente e ser moito máis difíciles de predicir. Ten en conta que se tes un gran número de lotes ou coleccións para a migración que poden tardar meses ou anos en migrar, isto provocará aínda máis retos xa que o uso do inquilino en liña aumentará co paso do tempo a medida que máis usuarios transitan a el.

O sistema de orixe e o hardware de migración poden afectar a duración.
A calidade do sistema de orixe e do hardware de migración afectará á duración de forma positiva ou negativa. É bastante común para un envellecemento file compartir ou sistema de xestión de documentos heredado para afectar o rendemento global da migración debido a un rendemento deficiente ou un hardware máis antigo.

4.4. Fase de proba/validación
Mentres se migra o contido, deberían realizarse probas coherentes e frecuentes. Son aplicables tanto as probas automatizadas como as dirixidas polo usuario.

4.4.1. Validación de Contidos
Principalmente, hai tres tipos de contido de SharePoint: datos estruturados (como listas e calendarios), documentos e páxinas.
Se se utiliza unha ferramenta de migración dedicada, é probable que a ferramenta de migración inclúa funcionalidade de validación. Isto significa que os documentos (e páxinas) migrados mediante unha ferramenta de migración non precisan ser validados individualmente. Se a ferramenta de validación informa de que un documento foi migrado e validado, case non hai necesidade de validar o documento de novo manualmente.

As páxinas de SharePoint gárdanse como documentos ASPX en bibliotecas de documentos específicas. Aínda que se poden ver como documentos, hai unha diferenza significativa cos documentos habituais. Unha páxina de SharePoint pode aloxar aplicacións e web pezas. A maioría das ferramentas de migración poden migrar contido dinámico (como aplicacións e web partes) ao novo ambiente, pero non poden validalos en termos de funcionalidade e configuración. Isto significa que cada páxina de SharePoint migrada debe validarse manualmente, o que inclúe a validación de cada aplicación ou aplicación incorporada. web parte.

4.4.2 Validación de fluxos de traballo
As ferramentas de migración dedicadas tamén poden migrar fluxos de traballo do antigo ambiente a un novo. Isto tamén é certo para os fluxos de traballo OOTB e os fluxos de traballo de SharePoint Designer e, dependendo da ferramenta de migración, inclúe unha validación básica. Non obstante, iso non significa que todos os fluxos de traballo migrados se executarán sen erros no novo ambiente.
Normalmente, os fluxos de traballo créanse a partir dunha descrición detallada da súa funcionalidade, incluíndo diagramas e instrucións para probar (por exemplo, proba de aceptación do usuario). Recoméndase probar calquera fluxo de traballo migrado do mesmo xeito que se probou antes da súa implantación no ambiente antigo. Isto significa que as instrucións de proba existentes pódense reutilizar para probar a funcionalidade do fluxo de traballo despois de migrar ao novo ambiente.
Os fluxos de traballo que se migran en función dunha ruta de migración específica (como fluxos de traballo de terceiros) requirirán unha validación similar. Aínda así, pódese supoñer que a funcionalidade básica dos fluxos de traballo de terceiros xa foi probada polo fabricante.

4.4.3 Validación de solucións personalizadas
A validación de solucións personalizadas é similar á validación de fluxos de traballo personalizados, como se explica na sección anterior. Supoña que as solucións personalizadas se migran de SharePoint local a unha versión máis recente de SharePoint local (como SharePoint 2019). Nese caso, é probable que a solución personalizada funcione no novo ambiente con poucos axustes manuais, pero iso non descoida a necesidade de validación.
Supoña que as solucións personalizadas se migran ao mesmo tipo de ambiente (como de SharePoint local a SharePoint local). Nese caso, a validación da solución personalizada migrada pódese facer en función das instrucións de proba que se utilizaron no antigo ambiente. Ás veces, as instrucións de proba antigas requiren algunhas actualizacións para axustalas ao entorno máis novo (e moderno).
As solucións personalizadas migradas dun ambiente local a SharePoint Online moitas veces foron recodificadas ou recreadas antes, o que significa que teñen que pasar a proba por completo.

4.5. Fase posterior á migración
Moitas veces non se ten en conta a fase posterior á migración, xa que as organizacións non son conscientes das accións que deben suceder durante esta fase e da súa importancia.

4.5.1. Formación de usuarios
Aínda que unha migración sexa só un cambio a un novo ambiente (que non está a alterar ningunha estrutura), o usuario necesitará formación a medida, polo menos para a nova plataforma.
Sen a formación adecuada dos usuarios, moitos dos beneficios que ofrece unha migración estropeáronse. Nunha das seccións anteriores, mencionei que unha intranet corporativa podería considerarse unha ferramenta utilizada polos empregados para facer o seu negocio diario. Se unha ferramenta é substituída, iso require formación para garantir que a nova ferramenta se utiliza coa mellor eficiencia posible.

Normalmente, hai tres grupos de usuarios que requiren formación a medida:

• Administradores
• Propietarios do sitio
• Usuarios habituais

As sesións de adestramento para todos os grupos mencionados deben ser planificadas con coidado. Para as organizacións máis grandes, ten sentido ofrecer formación aos usuarios varias veces ao ano para garantir que os novos empregados reciban a formación adecuada canto antes. Para as organizacións máis pequenas, pódese rexistrar a formación inicial do usuario. Os novos empregados terán acceso ás gravacións durante a súa incorporación.
A formación dos usuarios non debe ser impartida só polo departamento de TI. A miúdo, ten sentido involucrar expertos externos (como moderadores profesionais) para impartir as sesións de formación.

4.5.2. Planificación de adopción de usuarios
Hai principalmente dúas razóns polas que a adopción dos usuarios é esencial. Calquera organización debe poder medir como usan os empregados un portal migrado. Aquí está un example: supoñamos que unha razón para a migración era ofrecer unha experiencia de busca mellorada e permitir aos usuarios recuperar documentos rapidamente. Nese caso, unha forma de medir a adopción dos usuarios (e o éxito da migración) é supervisar o número de consultas de busca ou o número de consultas de busca que non devolven ningún resultado. Medir estes criterios de éxito non é difícil de facer (xa que existe o libre Paquete de contido Microsoft 365 User Adoption), pero descubrir o que contan as analíticas recuperadas e que facer con iso, pode ser moito máis difícil.
Unha acción esencial con respecto á adopción dos usuarios é medir constantemente polo menos os criterios de éxito identificados despois de realizar unha migración e deducir as accións adecuadas das analíticas recuperadas para garantir que a migración siga sendo un éxito.

4.5.3. Accións de acompañamento
Ademais da formación dos usuarios e da planificación da adopción, hai accións adicionais. Estas accións inclúen (pero non están limitadas) ás seguintes:

• Soporte técnico: even though employees attended proper and tailored user training, the user will have additional questions regarding functionality or business processes. It is very important to assist users after a migration, and users should know whom to contact if they have questions, want to report an error, or just want to provide feedback. Neglecting the importance of a helpdesk can result in decreasing user acceptance.
• Recollendo comentarios: A recollida de comentarios non é unha acción puntual que se realiza inmediatamente despois da migración, senón un proceso continuo, que inclúe a avaliación dos comentarios para lanzar accións deseñadas para contrarrestar calquera desenvolvemento negativo.
• Involucrar aos usuarios: unha nova intranet corporativa adoita ofrecer a oportunidade de fomentar o compromiso dos usuarios e de animar aos usuarios a aumentar a rede corporativa. Algúns usuarios poden necesitar máis ánimos antes de utilizar a nova intranet corporativa como se pretende. Unha forma de fomentar o compromiso dos usuarios é utilizar as ideas de gamificación. Un example consiste en publicar cuestionarios ou concursos para mostrar aos usuarios como usar a nova intranet corporativa de forma lúdica.

4.5.4. Corrixindo ligazóns rotas e referenciais
Ao pasar dunha tenda de contido a outra, o URL o patrón pode cambiar. Isto pode significar que os documentos que se refiren uns a outros en SharePoint (ou no sistema de orixe) xa non poden resolver esas ligazóns ou conexións correctamente. A boa noticia é que moitas solucións de terceiros permítenche escanear e logo identificar ligazóns rotas. Estas ferramentas tamén permiten substituír ou corrixir as ligazóns rotas usando esas ferramentas.

Incluso podes facelo ti mesmo con código ou PowerShell se o teu equipo se sente cómodo facendo o traballo. Por example, este artigo de desbordamento da pila fai referencia a como escribir PowerShell para atopar e substituír URLúsase en fórmulas de Excel en masa.

RISCOS PARA O ÉXITO

Varios factores poden afectar o éxito percibido do esforzo de migración de contido por parte do equipo do proxecto e das partes interesadas externas.

• Cambios técnicos versus cambios organizativos – Na maioría das organizacións, non se limita a elevar a mesma estrutura de orixe a destino. Adoita optimizar, reestruturar ou mellorar durante ou "despois" da migración do contido antes de considerar o proxecto completo ou exitoso. A dificultade aquí é que o proxecto de migración técnica adoita estar ben definido, normalmente execútase co orzamento e adoita facerse a tempo. Desafortunadamente, o cambio organizativo/reestruturación e o traballo de optimización adoitan ter un alcance deficiente, o alcance dos cambios execútase con máis frecuencia por riba do orzamento e normalmente leva moito máis tempo (ampliando o prazo de moitos proxectos de migración). Recomendamos encarecidamente tratar estes como dous proxectos. Un proxecto de migración e un proxecto de optimización de información/SharePoint. Deste xeito, pode xestionar mellor o proxecto de optimización de forma diferente ao proxecto de migración técnica máis claro. Ademais, unha vez que te mudes á nube, aínda terás que realizar estes proxectos de optimización de cando en vez (como cada poucos anos as nosas industrias, empresas, procesos e máis cambios, que requiren investimento se queremos sacar o máximo proveito do noso información).
• Expectativas xerais – A migración de contidos é unha tarefa moi tediosa en calquera proxecto que requira un ollo detallado e compromiso co esforzo necesario. Moitas veces as expectativas son que o contido se poida mover con pouca review ou intervención posterior ao feito. Dado que un redeseño do sitio inclúe o traslado de contido a novas localizacións, adiantandotagE de novas funcionalidades e capacidades, e melloras xerais para o aspecto e a sensación, esta non é unha expectativa xusta. O equipo do proxecto adoita ser bastante consciente destes e ten as expectativas axeitadas. Non obstante, é posible que as partes interesadas externas ou os membros do equipo chamados só para a migración non teñan o mesmo nivel de subestimación. Asegurar que as expectativas estean aliñadas con todos os grupos é extremadamente importante para o éxito percibido da migración.
• Cando Contido Review – Determinación do mellor ou máis eficiente contido review o tempo tende a converterse nun problema. Dada a súa natureza que consume moito tempo, é difícil convencer aos interesados ​​externos para que volvanview o seu contido con antelación para asegurarse de que se traslada ao novo sitio. Hai unha tentación común de dicir: "migraremos ao sitio actual ao novo sistema/servizo, e será máis fácil limpar alí".
  Desafortunadamente, isto raramente funciona na práctica. Unha vez que o novo sitio está activo, a presión para limpar o contido evapora, as páxinas quedan orfas e as actualizacións de contido céntranse no presente e no futuro e non no pasado. Se se selecciona este enfoque, como mínimo, identifique o que se pode manter no limbo para "limpar máis tarde" para maximizar os custos recursos de migración e crear unha estratexia para abordar os "restos".
  Aínda que axustar antes de moverse pode ser óptimo, a nova tecnoloxía de SharePoint ten moito valor. En moitos casos, a busca, as análises de uso e moito máis axudan a mellorar a visibilidade antiga e non utilizada. Por example, se unha organización pasa de a file compartir con SharePoint, non houbo forma de que digan que contido aínda está a ser viewed. Aínda así, unha vez en SharePoint, podes probar se algún contido foi viewed xa que foi migrado para finalmente eliminalo/eliminalo ou arquivalo, se é o caso.
• Escollendo o enfoque e as ferramentas correctas – Analizar inicialmente o contido e definir un enfoque migratorio. O enfoque de migración e a ferramenta de migración deben coincidir coa cantidade e escala do contido e cos requisitos do contorno de destino (Microsoft 365 example). Seleccionar a ferramenta incorrecta ou non seleccionar a ferramenta antes de comezar a migrar pode levar a un novo traballo significativo.
• Asegúrate de ter desglosado o contido o suficiente – Asumindo que usa unha ferramenta de migración; debes dividir o teu contido en diferentes seccións e asignar propietarios ao contido. Organiza todo o contido. Usamos follas de cálculo, listas de SharePoint e mesmo unha base de datos de Access que pode funcionar para que poidas ter todo xestionado nun só lugar. Se isto non se fai, entón o nivel de detalle non é o suficientemente específico ou profundo, e moitas veces pérdense as áreas clave que deberían ser avaliadas ou probadas ata despois da migración e ás veces do lanzamento do sitio. Equilibrar o nivel de detalle sobre a avaría e o que é razoable review pode ser un reto. De forma óptima, sempre intente desglosar o máximo posible en función do calendario, o orzamento e as limitacións de recursos.
• Validar a preparación do obxectivo – Comproba que a cota e o almacenamento son suficientemente grandes, que tes licenzas suficientes e asegúrate de confirmar que as funcións/capacidades non están restrinxidas, desactivadas ou desactivadas antes da migración. Isto debería facerse TEMPORALMENTE na fase de avaliación xa que pode levar bastante tempo axustar estas opcións/configuracións en organizacións globais máis grandes.
  Non subestime a importancia de validar o ancho de banda, a identidade, a seguridade e outras configuracións dispoñibles e listas para a migración.
• Proba as migracións e obtén unha estimación de duración a intervalos – Executa migracións simuladas e proba os resultados para asegurarte de que aparece o contido. Esta é tamén a mellor forma de prever canto tempo levará unha migración. A migración de proba debería estar nos teus sistemas. Isto axuda a identificar calquera problema de seguranza, conta de usuario ou rede que poida impedir as migracións (pero que estea fóra do control do usuario).
  Sempre conte con que a migración tarde máis e orzamenta a túa liña de tempo de forma conservadora para que non te sorprendas cando unha migración tarde máis a medida que máis usuarios acceden ao sistema de destino (especialmente para migracións máis grandes/longas).
• Pechar sesión de migración – Se é posible, non quere comezar a migrar ata que o cliente (interno) bloquee, implemente e peche a súa IA. Se comezas demasiado pronto, obtén un obxectivo en movemento e atópase con fallos adicionais debido á coordinación e non tendo planeado/preparado para un novo impacto. En prazos axustados, ás veces os clientes internos poden presionar para comezar antes (antes de que esteas listo), pero non é recomendable. Adoptando un enfoque incremental con aprobación incremental, moitas veces pode mitigar este risco.
  Se tes que acelerar o cronograma da migración, asegúrate de incluír unha fase de seguimento obrigatoria para a optimización/soporte adicional despois da migración (asumindo que podes ser creativo cos orzamentos).

PRINCIPALES CONSULTAS

As migracións exitosas aproveitan as mellores prácticas enumeradas neste libro branco (antes, durante e despois) do proceso de migración. Como ocorre con calquera migración, cómpre facer unha planificación e análise adecuadas do sistema legado e de como se asignará a SharePoint. Debe preparar o ambiente de destino para o novo contido e uso. Debe asegurarse de que a migración produza a menor interrupción posible para os usuarios. Finalmente, cómpre asegurarse de que a nova arquitectura de SharePoint garante unha mellor experiencia hoxe e no futuro.

• Inviste en comprender mellor o teu contido e como se usa hoxe.
• Investir en máis planificación da migración para unha migración máis exitosa.
• Investir en maiores cantidades en actividades posteriores á migración, como soporte, adopción e xestión de cambios.
• Investir nunha maior experiencia ao non facer este traballo só ou sen un experto. Busca un amigo ou compañeiro que o fixera antes e saiba o que esperar.

Non sempre é doado, e por iso intentamos compartir algunhas orientacións que poidan axudarche. Ata entón, moita sorte na súa migración de todo o noso equipo e da comunidade de SharePoint máis ampla.

NOTA: Tentamos ao longo deste Whitepaper non destacar os nosos servizos, pero este é un tema que nos apaixona e axudamos a moitas organizacións. Non dubides en chamarnos Ola@2toLead.com se estás interesado en obter algún consello ou asistencia adicional do noso equipo de expertos; nunca está de máis preguntar.

RECURSOS

Aproveitamos os nosos moitos anos de experiencia para elaborar estes libros brancos. Aprendemos dos nosos esforzos premiados e xunto aos nosos amigos da comunidade de Microsoft 365. Gústanos destacar ambos na sección a continuación.

7.1. Os nosos libros brancos e recursos relacionados
Algúns dos nosos libros brancos populares (e completos):

Problemas máis comúns de SharePoint e Teams Sprawl e como atopalos

Este eBook covers 8 of the most common sprawl issues organizations face today. These issues plague organizations everywhere, and solving them is crucial to increasing employee time and cost. Not only will you gain insight into the ways you can solve these issues, you will also learn why these issues matter to both IT and end-users.

Temas básicos de libros electrónicos

• Comprensión da expansión do lugar de traballo dixital
• Os problemas de expansión máis comúns e como resolvelos

Intranets de Microsoft 365: o que debes saber
Isto Libro branco de máis de 160 páxinas ten todo o que precisa saber para aproveitar con éxito intranets e lugares de traballo dixitais de Microsoft 365 e ampelevar a comunicación interna e a colaboración a novas alturas.

Temas básicos do libro branco

• Comprensión das ferramentas de comunicación e colaboración de Microsoft 365
• Beneficios dunha intranet e un lugar de traballo dixital de Microsoft 365
• Mellores prácticas en tecnoloxía, deseño e liderado

Uso compartido externo con Office 365: o que debes saber
Isto Libro branco de máis de 30 páxinas describe todas as decisións clave e como tomalas cando se trata de habilitar o uso compartido externo en Office 365 e cando/onde pode querer configurar ou ampliar esas capacidades.

Que esperar

• Decisións e orientacións de intercambio externo
• Uso compartido externo e folla de ruta de usuarios externos

"Cando usar o que" en Office 365
Isto Libro branco de máis de 70 páxinas é unha guía para proporcionar o tipo correcto de orientación de usuario empresarial para Office 365.

Que esperar

• Que ferramenta cando: opcións, recomendacións de escenarios e examples

Medindo o impacto empresarial e o ROI de Office 365
Isto Libro branco de máis de 60 páxinas describe moitas consideracións fundamentais sobre como medir o impacto que Office 365 ten nunha empresa ao tempo que describe como Office 365 ofrece capacidades de informes eficaces na actualidade.

Que esperar

• Comprensión e aliñación dos obxectivos comerciais
• Impacto empresarial e ROI por Office 365 Capability Mapping
• Cálculo e medición do impacto empresarial e do ROI Examples

Adopción e uso de Office 365: o que debes saber

Isto Libro branco de máis de 70 páxinas describe todas as consideracións fundamentais á hora de planificar e mellorar a tecnoloxía de Office 365 e a adopción do usuario final.

Que esperar

• Impulsar as mellores prácticas de adopción
• Orientación integral para construír unha adopción eficaz Campaliñar
• Lista de verificación de actividades de adopción

Moitos outros grandes recursos e samppódense atopar ficheiros e publícanse regularmente no noso sitio de recursos en http://Office365Resources.com.

7.2. Perspectivas industriais recomendadas
Hai excelentes informes e artigos sobre as novidades das intranets, o que é innovador e o que fai que sexa unha intranet galardoada. Buscas perspectivas máis interesantes sobre o que fai unha boa Intranet? Asegúrate de consultar as últimas tendencias en informes anuais populares como Informe de Nielsen Norman sobre o deseño de intranet, Informe do segundo paso sobre innovacións en intranet, que paga a pena ler. Estamos honrados de reunir a un equipo de Neilson Norman, Step Two e varios outros gañadores de premios, xunto con outros incribles profesionais da industria.

Deixando o noso sombreiro a outros expertos do sector
Como mencionamos, tamén aprendemos xunto a algúns expertos talentosos cos que nos cruzamos en máis dunha ocasión na comunidade en xeral ou nos numerosos eventos de Microsoft 365 a nivel mundial. Gustaríanos iluminalos aquí.

Susan Hanley
“Sue é unha recoñecida experta no deseño, desenvolvemento e implementación de solucións de portais exitosas, cunha especialización en Microsoft SharePoint. Desde 2015, Sue foi recoñecida como MVP de Microsoft para aplicacións e servizos de Office. É escritora e oradora frecuente sobre o tema da construción de portais colaborativos eficaces, o goberno do portal, a adopción de usuarios e a arquitectura da información, así como a creación de comunidades de práctica e a medición do valor dos investimentos na xestión do coñecemento.

Michal Pisarek
"Michal Pisarek, CEO de Orchestry Software, é un MVP de Microsoft SharePoint, un premio que se outorga a expertos da comunidade de Microsoft SharePoint por compartir a súa paixón, experiencia técnica e coñecemento do mundo real. Recoñecido como un líder de pensamento no espazo de SharePoint, é un orador frecuente en moitos eventos internacionais e foi referenciado en publicacións e presentacións de organizacións como Gartner e StepTwo.

Joanne C Klein
Unha área clave na que se centra Joanne "... son as ferramentas de Microsoft 365 creadas para axudar ás organizacións a protexer, conservar e protexer o seu contido non estruturado que agora se produce a un ritmo exponencial. Este é un cambio importante para as organizacións e os seus traballadores da información no lugar de traballo dixital moderno de hoxe”.

Vlad Catrinescu
"Vlad tamén é un Professional Most Valuable (MVP) de Microsoft desde 2013 e ten o seu propio blog en https://VladTalksTech.com. Tamén comparte o seu coñecemento falando en conferencias de todo o mundo e en eventos da comunidade local. Vlad aparece a miúdo como un experto noutras industrias relacionadas websitios e blogs”.

Sobre 2toLead

2toLead foi etiquetada como unha xenerosa empresa de consultoría de Microsoft polos seus clientes e empregados. 2toLead emprega consultores de confianza, apaixonados e experimentados que traballan duro para resolver os problemas empresariais e tecnolóxicos máis desafiantes aos que se enfrontan os nosos clientes.

Experiencia premiada, aquí para axudar
Tanto se estás a revitalizar o teu lugar de traballo dixital de Microsoft 365 como se estás pensando en comezar a túa viaxe, Microsoft 365 é unha forma segura de mellorar a comunicación e a colaboración dixital.

Microsoft 365 fóra da caixa xa é un gran paso na dirección correcta, pero o avancetages pode ser astronómico coa orientación adecuada. Encantaríanos ser os consultores que che axuden a orientarte cara ao teu lugar de traballo dixital óptimo. O noso equipo está preparado para mostrarche que "Adorará a forma en que traballamos. Xuntos”.

As 3 principais formas en que 2toLead axuda aos clientes

AUMENTAR A ADOPCIÓN indo moito máis alá de implementar correctamente as cousas e asegurarse de que a súa organización sexa proactiva para obter o máximo valor dos seus investimentos en tecnoloxía.
MELLORAR EXPERIENCIAS E IMPLICACIÓN entendendo onde, como e por que os usuarios interactúan coa túa empresa mentres constrúen portais, redes sociais e de clase mundial websitios que adoran os teus clientes, socios e usuarios.
APROVEITA A NUBE para reducir custos, mellorar a axilidade e as capacidades empresariais dentro e fóra da súa organización aproveitando a tecnoloxía na nube como Office 365 e Azure.

Para máis información:

• Visita o noso websitio en www.2toLead.com
• Síguenos en LinkedIn
• Gústanos en Facebook
• Síguenos en Twitter @2toLead

Kanwal Khipple
Kanwal, fundador e CEO de 2toLead, é un experto líder en experiencia de usuario dentro da industria de SharePoint, con experiencia na construción de portais premiados e solucións que saquen adiante.tage da plataforma Cloud de Microsoft (SharePoint, Microsoft 365 e Azure). O afán de éxito de Kanwal como líder creativo e técnico de proxectos levoulle a recibir o premio Neilson Norman para as 10 mellores intranets (2014 e 2015).

A paixón de Kanwal reside en seguir impulsando a innovación na experiencia do usuario ao redeseñar intranets para a maioría das marcas máis grandes do mundo. Continúa predicando sobre a importancia de deseñar coa usabilidade como foco principal. A sede de Kanwal por compartir coñecementos converteuno nunha figura destacada dentro da comunidade de SharePoint. Debido á súa paixón e participación en moitos eventos impulsados ​​pola comunidade, incluíndo o lanzamento de grupos de usuarios exitosos en Canadá e Estados Unidos, Kanwal foi recoñecido como MVP de SharePoint por Microsoft (2009 a 2020) e como MVP de Microsoft 365 (2014-2021). . Tamén foi coautor dun libro sobre Pro SharePoint 2013 e Responsive Web Desenvolvemento http://amzn.to/sp2013rwd

Non dubides en poñerte en contacto con el se queres falar do teu proxecto, queres levar a cabo unha idea del ou só queres contactar cun tecnólogo amigable.

http://www.twitter.com/kkhipple
www.LinkedIn.com/in/KanwalKhipple
www.Slideshare.net/kkhipple
+1-416-888-7777
Kanwal@2toLead.com

RICHARD HARBRIDGE
Richard é o director de tecnoloxía e propietario de 2toLead. Richard traballa como asesor de confianza con centos de organizacións, axudándoas a comprender as súas necesidades actuais, futuras e as accións que deben tomar para crecer e alcanzar as súas audaces ambicións.
Richard segue activo no seu traballo e dirixiu, deseñou e implementou centos de solucións de negocio e tecnoloxía que axudaron ás organizacións a transformarse, dixital e organizacionalmente. A Richard ten unha paixón por axudar ás organizacións a conseguir máis, tanto se está axudando a unha organización a construír fermosa websitios para admitir contidos e estratexias sociais excelentes ou axudar a unha organización a aproveitar a tecnoloxía móbil e na nube emerxente para dar un mellor servizo aos seus membros ou ás comunidades ás que serven.
Richard é un autor e un experto recoñecido internacionalmente en tecnoloxía, mercadotecnia e servizos profesionais de Microsoft. Como orador solicitado, Richard tivo moitas veces a oportunidade de compartir os seus coñecementos, experiencias e consellos sobre marca, xestión de socios, redes sociais, colaboración, ROI, adopción de tecnoloxía/proceso e desenvolvemento empresarial en numerosos eventos da industria en todo o mundo. Cando non fala en eventos do sector, Richard traballa con Microsoft, socios e clientes como asesor de empresas e tecnoloxía, e serve en varios comités, lidera grupos de usuarios e é membro do Consello de Dirección da Microsoft Community Leadership Board.

http://www.twitter.com/rharbridge
http://www.LinkedIn.com/in/rharbridge
www.Slideshare.net/rharbridge
+1-416-300-3678
richard@2toLead.com

SÓ O PRINCIPIO

Axudamos a máis de 100 organizacións a crear intranets e comunicacións internas máis fortes.
Coa orientación dos nosos múltiples MVP de Microsoft e gañadores do premio Neilson Norman, encantaríanos mostrarche como podemos mellorar a túa intranet e o teu lugar de traballo dixital.
A túa viaxe cara a un mellor lugar de traballo dixital comeza cunha avaliación gratuíta de dúas horas, sen obrigas nin compromisos, do teu lugar de traballo dixital.

O PRIMEIRO PASO PARA UNHA MIGRACIÓN SUAVE

ENCANTARÁ A FORMA DE TRABALLAR.
XUNTOS.

Documentos/Recursos

SharePoint Migrando a Sharepoint Online e On Prem [pdfGuía do usuario Migración a Sharepoint Online e On Prem, Migración a, Sharepoint Online e On Prem, Online e On Prem, On Prem

Referencias

• Manual de usuario